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Transformation de l’approvisionnement pour les organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif doivent maximiser chaque euro dépensé et collaborer avec des fournisseurs qui reflètent leurs valeurs.
Certains problèmes, comme la visibilité et l’efficacité, sont des défis rencontrés par toutes les entreprises lors de leurs pratiques d’approvisionnement. Les entités à but non lucratif, cependant, doivent faire face à un autre ensemble unique de considérations.
« Les entreprises ont besoin de maximiser l’impact de chaque centime, et démontrent que près de 100 % des ressources possibles sont utilisées directement pour servir leur mission, plutôt que d’être consommées dans les opérations de leur entreprise », déclare Lisa Walker, chaîne d’approvisionnement et pratique de gestion de réseau, chez Deloitte. Aussi nécessaires qu’elles puissent être, ces obligations peuvent empêcher les organisations à but non lucratif d’effectuer des améliorations de matériaux dans leurs fonctions d’approvisionnement.
« Il peut être difficile de justifier un investissement destiné à améliorer les capacités qui pourraient, au final, rapporter davantage à cette mission », déclare-t-elle. « Cela inclut les investissements dans les technologies numériques qui permettent d’améliorer l’efficacité des dépenses, ou les services gérés où elles achètent l’accès à des capacités, des technologies, des individus et une expertise de classe mondiale. »
La valeur des valeurs
Au-delà d’une simple réduction des coûts, l’approvisionnement moderne doit également s’assurer que les fournisseurs d’une entreprise respectent les valeurs fondamentales de l’organisation, que ce soit en termes de diversité de fournisseurs, de durabilité, ou autres. Cet impératif peut être encore plus prononcé dans le secteur des organisations à but non lucratif, « là où les organisations sont motivées par une mission et comprennent comment cette mission se reflète à travers les fournisseurs choisis », déclare Brent Griffith, directeur de la gestion chez Deloitte. « Pouvoir comprendre comment encourager une base d’approvisionnement diversifiée, trouver des fournisseurs locaux qui soutiennent la communauté et contrôler la durabilité de leurs fournisseurs, sont des aspects particulièrement importants pour les organisations à but non lucratif. »
Fort d’une vaste expérience avec des organisations à but non lucratif importantes du secteur de la santé publique, Sean Ullman, responsable de compte d’organisations à but non lucratif chez Amazon Business, comprend les avantages potentiels de l’alignement de l’approvisionnement avec sa mission.
« Historiquement, la responsabilité s’arrête aux dons, mais ce n’est pas une obligation », dit-il. « Les organisations à but non lucratif peuvent forcer la multiplication d’un investissement ponctuel en s’assurant qu’il y a un plan d’approvisionnement stratégique qui fait émerger des fournisseurs alignés avec leur mission, comme des entreprises appartenant à des vétérans pour les organisations à but non lucratif aidant les vétérans ou des entreprises locales pour une banque alimentaire communautaire. »
« Nous pouvons aider les organisations à but non lucratif à définir des politiques qui aident les employés à acheter en suivant des paramètres de dons et de subventions établis. »
— Sean Ullman, Responsable de compte, organisations à but non lucratif, Amazon Business
Cette combinaison entre valeurs et responsabilité fiscale façonne l’ensemble de la mission d’une organisation à but non lucratif en matière de dépenses.
« Il s’agit de pouvoir démontrer que vous investissez auprès des fournisseurs qui respectent le plus vos valeurs et vos objectifs, afin que les organisations puissent prouver qu’elles représentent le meilleur placement pour les dépenses », déclare Lisa Walker. C’est un motif essentiel pour lequel des experts comme Lisa Walker et Brent Griffith s’accordent à dire que les organisations à but non lucratif, qui doivent souvent faire face à des budgets et un personnel limités, doivent utiliser des outils numériques qui offrent une véritable transparence et des avantages mesurables pour accomplir leurs missions de manière efficace.
Trouver la solution adéquate est essentiel.
Amazon Business, par exemple, fournit aux organisations à but non lucratif un accès à des prix compétitifs sur des millions de produits, ouvrant des voies qui maximisent l’accès à des vendeurs préférés avec les mêmes valeurs, réduisant ainsi le risque pour leur réputation tout en préservant l’efficacité et le contrôle des coûts. « La flexibilité est cruciale, afin de donner les outils aux employés pour prendre des décisions d’achat efficaces », déclare Sean Ullman.
La possibilité de définir des standards et des politiques donne aux organisations à but non lucratif le contrôle afin de concilier les considérations financières et leurs valeurs et de travailler sur la maximisation de ces deux aspects. « L’employé choisit encore ce qu’il souhaite. Il dispose encore d’une flexibilité en termes de prix sur le marché, mais cela permet à l’organisation à but non lucratif de définir des politiques », déclare Sean Ullman. « Amazon Business fournit de la visibilité, qui vous permet de configurer des comportements. »
Une boîte à outils pour les organisations à but non lucratif
L’approvisionnement numérique peut également être un outil crucial pour aider les organisations à but non lucratif à répondre à leurs besoins en matière de conformité avec des politiques d’achat internes, permettant d’associer les données aux projets et d’obtenir des informations sur la manière dont les dépenses sont effectuées. « Vous avez besoin d’analyses de dépenses de qualité pour soutenir et étayer votre efficacité en tant que responsable », déclare Lisa Walker.
Amazon Business, selon Sean Ullman, répond à ces besoins avec des ensembles de fonctionnalités conçues en tenant compte de la conformité. « Pour chaque subvention, il existe différentes qualifications, et donc différentes attentes en termes d’approvisionnement, » dit-il. « Nous pouvons aider les organisations à but non lucratif à définir des politiques avec le Guided Buying, une fonctionnalité payante de Business Prime, qui permet aux employés d’acheter en respectant les paramètres de dons et de subventions établis, qui présentent souvent de sévères contraintes. »
Sean Ullman note également que les organisations à but non lucratif profitent des avantages de Business Prime à plusieurs tarifs réduits, et pour celles qui recherchent les avantages de flux de trésorerie sur une ligne de crédit étendue, Amazon Business propose un crédit avec des conditions de paiement à 30 jours net. Et puisque la plupart des employés sont habitués à l’expérience d’achat Amazon, son adoption peut représenter une expérience plus intuitive et fluide.
Amazon Business aide principalement les conseils d’administration des organisations à but non lucratif dans leur rôle important, déclare Sean Ullman. « Les membres ont tous un rôle à l’importance égale. Ils dirigent l’organisation et guident le travail missionnaire important, et font office de donateurs individuels et de promoteurs de la mission, afin de motiver d’autres personnes à investir », déclare-t-il. « D’une manière générale, ils endossent la responsabilité fiduciaire de l’organisation. »
Essayer de respecter ces obligations sans prendre en compte l’approvisionnement, selon Sean Ullman, manque une opportunité vitale. « Au moment de discuter du budget annuel avec les dirigeants de l’organisation à but non lucratif, les membres du conseil d’administration doivent inclure une conversation au sujet d’Amazon Business, dans le cadre d’une solution complète de réduction des coûts globaux », dit-il.
Publié initialement dans Wall Street Journal.
Découvrez-en plus sur la manière dont les organisations à but non lucratif collaborent avec Amazon Business pour des achats d’entreprise intelligents.
