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Chevron conduit sa transformation digitale pour simplifier ses processus et ses prises de décision

Découvrez comment le département des achats utilise Amazon Business pour repenser ses politiques d'achats et mieux guider leurs employés

En un coup d'œil

Chevron adopte la transformation numérique comme un moyen de simplifier les processus et d'accélérer les prises de décision. Cette transformation va au-delà de la technologie : il s'agit d'identifier ou de créer des solutions qui permettent de prendre de meilleures décisions, plus rapidement, dans le but d'accroître la valeur de l'entreprise et de transformer la façon dont les employés performent. 

 

Une entreprise énergétique mondiale à l'avant-garde du progrès

Le département des achats et la chaîne logistique (P/SCM) de Chevron se sont appuyés sur des solutions digitales pour simplifier les achats et améliorer l'expérience des clients.

 

Chevron a simplifié ses achats en adoptant Amazon Business, qui permet aux employés d'acheter des produits de catégories non stratégiques, comme les fournitures de bureau. L'utilisation d'Amazon Business s'est rapidement développée pour répondre à des besoins d'approvisionnement plus stratégiques, notamment ceux de la catégorie Maintenance, Réparation et Opérations (MRO). Amazon Business a ainsi été utilisé pour gérer l'approvisionnement des stations-service et assurer la continuité des activités lorsque la chaîne logistique connaissait des perturbations.

 

Comme de nombreuses entreprises, Chevron utilise différents types de systèmes d'achat pour acheter des équipements et des services professionnels à l'échelle mondiale. Afin d'optimiser son écosystème d'approvisionnement mondial de 27 milliards de dollars USD et se focaliser davantage sur ses clients, le département des achats a commencé par identifier des solutions adaptables à grande échelle qui pourraient être bénéfiques aux différentes unités commerciales.

 

Selon Ellen Nielsen, directrice générale responsable de la gestion des catégories chez Chevron, le dénominateur commun dans la création d'un écosystème est davantage axé sur le client est la simplification du processus d'achat. Cela permet aux clients de toute l'entreprise de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin dans le système d'approvisionnement.

 

« Pour une grande partie des matériaux que nous achetons, le plus important est de les obtenir rapidement et au meilleur prix. Nous ne voulons pas gérer des milliers de fournisseurs et passer, pour chacun d'eux, par un processus d'appel d'offres et de négociation des prix. Ce n'est pas une approche commercialement viable », a déclaré M. Nielsen. Au lieu de cela, Chevron a centralisé les dépenses pour des catégories telles que les fournitures de bureau, les équipements de sécurité et de protection, et les accessoires informatiques. « Nous avons transféré les achats sur Amazon Business afin de regrouper les dépenses dans une boutique dynamique dans laquelle chacun peut trouver ce dont il a besoin, tout en profitant des avantages des commandes à grande échelle et des achats en gros. »

 

Chevron est un client d'Amazon Business depuis 2018. Amazon Business est la principale solution d'achat de Chevron pour les entreprises et est utilisée par plus de 3 000 clients internes, soit une augmentation de 100 % au cours de sa première année. Cette année, Chevron finalise sa transition vers un nouveau système appelé Smart by GEP, dont l'intégration à Amazon Business – connue sous le nom de PunchOut – créera une expérience encore plus fluide et libérera tout le potentiel de la solution d'entreprise.

 

« Ce que nous valorisons le plus, c'est la possibilité de tirer parti de nos meilleures compétences pour aider nos clients internes à rechercher les produits spécifiques dont ils ont besoin. La boutique dynamique Amazon Business stimule automatiquement la compétitivité des prix, sans processus manuel pour la gérer », a déclaré M. Nielsen.

« Nous avons transféré les achats sur Amazon Business afin de regrouper les dépenses dans une boutique dynamique dans laquelle chacun peut trouver ce dont il a besoin, tout en profitant des avantages des commandes à grande échelle et des achats en gros. »

— Ellen Nielsen, directrice générale responsable de la gestion des catégories, Chevron

Centraliser les dépenses et améliorer l'expérience des clients internes

Dans la chaîne logistique de Chevron, les clients internes achetaient principalement des fournitures de catégories non stratégiques avec des cartes d'achat (P-Cards). Un audit effectué dans le cadre du processus d'intégration avec Amazon Business a montré qu'un certain nombre d'achats non stratégiques étaient réalisés quotidiennement sur Amazon.com, mais également que le nombre d'utilisateurs était en constante augmentation. Cette évaluation a identifié certains problèmes liés à l'approche "acheter et déclarer", notamment le manque de visibilité et de contrôle sur les dépenses.

 

Un an après l'intégration des systèmes et le regroupement des dépenses par P-Cards avec Amazon Business, le nombre de clients internes adoptant cette solution n'a cessé d'augmenter. Fort de cette réussite, l'équipe des achats de Chevron a lancé une tournée de présentation, en visitant les plus grands sites aux États-Unis, afin de promouvoir ce partenariat. Elle a baptisé ces visites « Amazon Business Day ». Cela a été l'occasion d'interagir avec les employés de Chevron, d'intégrer les utilisateurs, d'identifier et de résoudre les problèmes et de former les équipes. S'appuyant sur cette croissance, Chevron a lancé Amazon Business dans à l'international, notamment au Royaume-Uni et au Canada en 2020.

 

Sergio Cantarero, Responsable de Catégorie Monde chez Chevron, prévoit de tirer parti du succès des achats non stratégiques pour étendre la solution à de nouvelles catégories. « Aujourd'hui, nos employés utilisent Amazon Business pour acheter des fournitures de bureau et des périphériques informatiques. Néanmoins, l'opportunité la plus importante que nous voyons est de commencer la transition vers des dépenses plus stratégiques, notamment celles liées à la maintenance, la réparation, les opérations (MRO) et les stations-service de détail, » a déclaré Cantarero.

 

« La MRO est une catégorie fragmentée et très axée sur les transactions. Grâce à l'intégration de la nouvelle solution d'approvisionnement en ligne, nous pouvons utiliser la même approche pour regrouper rapidement les fournisseurs de ces catégories, » a-t-il déclaré. « Nous comptons personnaliser notre approvisionnement en MRO peu stratégique en utilisant les outils Amazon Business tels que Paiement sur facture, qui nous permettra d'ouvrir des bons de commande (BC) avec des conditions de paiement flexibles C'est un processus d'achat stratégique pour la catégorie MRO où une P-Card n'est pas une méthode de paiement appropriée ni approuvée. »

 

Optimisation de la chaîne logistique dans les régions de production isolées

La production de pétrole et de gaz de Chevron se fait généralement dans des régions éloignées, y compris en haute mer. Par conséquent, le flux entrant et sortant des biens et services vers les sites de forage est un défi singulier. Le transfert de marchandises du bassin permien de l'ouest du Texas vers des sites centraux en est un exemple.   

 

Les infrastructures et les routes sont limitées, et dans certains cas, il n'existe pas d'adresse physique aux sites où Chevron mène des opérations de forage et de production dans cette région. Chaque site de forage est unique et présente des défis logistiques. Il est donc souvent difficile de prévoir l'arrivée des équipements sur les sites de travail. Pour les opérations de forage et de production, il existe une large gamme d'articles que les clients internes commandent et achètent. Ce sont notamment des équipements et des outils spécialisés pour le pétrole et le gaz qui sont gérés par des partenaires commerciaux pour le compte de Chevron. Il s'agit aussi d'articles non spécifiques à l'extraction de pétrole et de gaz, mais qui sont importants pour le bien-être de l'équipe qui vit sur ces sites pendant des semaines. Ces employés n'ont pas le luxe de commander personnellement ce dont ils ont besoin ou d'aller en magasin pour se procurer des articles essentiels.

 

Dans ces domaines, les responsables de Chevron, comme Kevin Jackson, Responsable de l'exécution logistique de l'unité commerciale Mid-Continent chez Chevron, assurent le bon fonctionnement des opérations. Par le passé, les responsables créaient des listes d'achats pour des livraisons mensuelles à ces équipes. Quatre à six semaines étaient souvent nécessaires pour la création des listes, l'obtention des devis, leur approbation, ainsi que la commande et l'acceptation de la livraison des articles.

 

« S'ils veulent quelque chose d'aussi simple que du détergent pour la lessive, ils doivent passer la commande un mois et demi à l'avance pour s'assurer qu'elle suive le processus et soit livrée à l'heure », a déclaré Jackson. « C'est peu dire que de dire que ce fonctionnement nous gênait. Nous n'avions pas beaucoup de contrôle sur l'obtention de ce que nous voulions exactement. Nos employés sur ces sites étaient généralement déçus. »

 

De plus, le processus avait de nombreux défauts. Par exemple, Chevron payait une majoration pour les biens et services achetés en leur nom, ce qui augmentait les coûts.

 

Pour résoudre ce problème, Chevron a permis à chaque employé sur la plateforme et les sites de production lointains de commander ce dont ils avaient besoin directement sur Amazon Business. Pour faciliter ce processus de commande tout en maintenant les circuits d'approbation établis, Chevron utilise la fonctionnalité Approval Workflows du magasin Amazon Business. Cette fonctionnalité permet aux employés de commander ce dont ils ont besoin et achemine les demandes à l'approbateur pertinent. Le site regroupe automatiquement toutes les commandes dans une seule P-Card pour la région afin d'établir des notes de frais et réunir toutes les commandes dans une livraison hebdomadaire. Cette option de livraison est connue sous le nom d'Amazon Day, une fonctionnalité qui permet aux entreprises de définir un jour précis pour la livraison hebdomadaire et de regrouper automatiquement les commandes  non seulement pour rationaliser la livraison, mais aussi pour définir des instructions spécifiques sur l'endroit et la manière de la livrer.   

 

« Cela a boosté le moral des équipes », a déclaré M. Jackson. « Tout le monde obtient ce dont il a besoin, quand il en a besoin, et nous économisons beaucoup d'argent et de temps. Trop souvent dans notre ligne de travail, nous essayons de créer des solutions pour toutes les situations - et sommes vraiment bons dans ce domaine pour l'exploration et la production de pétrole et gaz - mais lorsqu'il s'agit d'optimiser l'approvisionnement, nous avons eu besoin de nous tourner vers une solution qui existait déjà, et, dans notre cas, c'était Amazon Business, » a déclaré Jackson.

« Tout le monde obtient ce dont il a besoin, quand il en a besoin, et nous économisons beaucoup d'argent et de temps. »

— Kevin Jackson, responsable de l'exécution logistique, Unité commerciale Mid-Continent, Chevron

Remarque : Cette étude a été menée aux États-Unis et, à ce titre, des références spécifiques aux économies, caractéristiques ou avantages ne peuvent s'appliquer qu'à ce pays. Pour plus d'informations sur les avantages d'Amazon Business en France, En savoir plus.

 

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Publié le : 10 août 2020