Qu’est-ce que l’approvisionnement électronique ?

L’approvisionnement électronique est le processus par lequel les entreprises achètent des produits et des services auprès d’autres entreprises sur Internet. Il s’agit d’une évolution par rapport à l’approvisionnement traditionnel, qui repose depuis longtemps sur des méthodes manuelles et papier pour mettre en relation les entreprises avec les fournisseurs qui proposent des biens et des services pour leurs activités. 

Les entreprises peuvent tirer parti des achats électroniques pour automatiser des tâches laborieuses et chronophages tout en conservant la précision opérationnelle. Grâce à cette solution facile à utiliser, les entreprises peuvent accroître l’efficacité de leur processus, réaliser des économies et améliorer la sécurité des données. 

Comment fonctionnent les achats électroniques ? 

Les méthodes d’approvisionnement traditionnelles s’appuient sur des processus papier pour gérer les contrats et acquérir des biens ou des services. Cependant, elles ont souvent du mal à suivre le rythme des industries dynamiques et à soutenir les entreprises qui souhaitent développer leurs activités. 

Aujourd’hui, grâce à la technologie moderne d’approvisionnement électronique, les entreprises de toutes tailles peuvent bénéficier d’une efficacité opérationnelle, d’une réduction des risques et bien plus encore tout au long du processus d’approvisionnement. Voici comment :

Sélection des fournisseurs

Le sourçage électronique (lorsque les acheteurs collectent et réduisent leur liste de fournisseurs potentiels) est la première étape du processus d’approvisionnement électronique. Tout au long de cette étape, l’approvisionnement électronique remet en question le processus standard de vérification sur papier. 

Une solution numérique aide les parties prenantes à identifier et à évaluer les fournisseurs potentiels afin qu’elles ne sollicitent que les offres les plus compatibles. Elles peuvent également gérer facilement une enchère numérique, ou e-enchère, au cours de laquelle les fournisseurs et les acheteurs soumissionnent pour obtenir les meilleures offres de services et de matériaux. Un processus plus efficace permet aux acheteurs d’accéder plus rapidement à la négociation des contrats. 

Négociation des contrats

Après avoir établi leur liste restreinte de fournisseurs potentiels, les entreprises acceptent les offres des fournisseurs, une étape que de nombreuses organisations appellent « e-tendering » (appel d’offres électronique). 

Une solution d’approvisionnement électronique regroupe toutes les communications et tous les documents échangés entre les acheteurs et les fournisseurs. Elle permet également de comparer directement les offres et les conditions contractuelles proposées par chaque fournisseur.

Les outils d’approvisionnement électronique offrent aux entreprises une transparence totale lors de la comparaison des fournisseurs, celles-ci peuvent ainsi utiliser l’offre d’un fournisseur pour négocier un contrat plus avantageux avec un autre. Les négociations se poursuivent jusqu’à ce que les deux parties s’accordent sur les conditions, les tarifs et la durée du contrat. 

Achat de biens ou de services

L’étape suivante du processus d’approvisionnement électronique est la commande électronique. Au cours de cette phase, l’entreprise achète des biens ou des services à partir du catalogue en ligne du fournisseur. 

L’automatisation de l’approvisionnement électronique est un atout à ce stade, car elle élimine les goulots d’étranglement liés aux approbations manuelles. Les entreprises utilisent un échange de données informatisé pour faciliter les automatisations qui approuvent les demandes d’achat, envoient les bons de commande aux fournisseurs et font correspondre les factures des fournisseurs aux commandes. Il en résulte des processus efficaces avec un risque d’erreur minime. 

Gestion des fournisseurs

Enfin, les entreprises doivent contrôler la conformité des fournisseurs aux contrats et évaluer le risque continu lié à leur collaboration. Cependant, les audits manuels des fournisseurs prennent beaucoup de temps et sont sujets à des erreurs, en particulier si une entreprise doit coordonner plusieurs contrats avec des fournisseurs. 

L’approvisionnement électronique permet aux entreprises d’effectuer ces vérifications des fournisseurs de manière automatique et approfondie. Les acheteurs peuvent évaluer si les fournisseurs actuels sont toujours dans l’intérêt de leur entreprise et recueillir des informations détaillées grâce à une gestion complète des fournisseurs, ce qui leur permet de rester agiles et compétitifs. 

Quels sont les avantages de l’approvisionnement électronique ?

Les entreprises qui mettent en œuvre efficacement des processus d’approvisionnement électronique peuvent les exploiter pour stimuler la croissance de leur activité, tout en bénéficiant d’autres avantages qui s’étendent à l’ensemble de leurs opérations :

Efficacité accrue

L’approvisionnement électronique accélère les opérations internes d’une organisation grâce à des processus numériques et à l’automatisation. Cette efficacité et cette précision accrues permettent aux organisations d’économiser un temps et une énergie précieux, leur accordant ainsi davantage de fonds de roulement qu’elles peuvent réinvestir dans d’autres secteurs de l’entreprise.

Meilleure visibilité des achats 

L’approvisionnement électronique offre aux organisations une vue d’ensemble de leurs données d’achat. Ces indicateurs leur permettent de découvrir des opportunités d’économiser de l’argent, par exemple avec la consolidation de commandes similaires provenant de différentes équipes au sein de l’organisation, et de maximiser chaque euro dépensé.

Renforcement des relations avec les fournisseurs

Les solutions d’approvisionnement électronique jouent un rôle fondamental ; elles aident les entreprises à établir des relations de qualité avec leurs fournisseurs. Des procédés rapides et fiables renforcent la confiance des fournisseurs dans une organisation, tandis que des relations solides avec les fournisseurs réduisent les risques et ouvrent la voie à des contrats plus rentables. 

Les défis de l’approvisionnement électronique 

Si l’approvisionnement électronique présente de nombreux avantages, la mise en œuvre d’un nouveau procédé d’approvisionnement électronique peut poser des défis particuliers que les entreprises doivent prendre en compte avant de prendre une décision finale : 

Dépendance à la technologie

L’approvisionnement électronique est une solution technologique. En cas de défaillance technologique, cela peut entraîner des problèmes au niveau des procédés et de la diligence raisonnable. Lorsque vous investissez dans une solution d’approvisionnement électronique, choisissez-en une qui jouit d’une réputation mondiale en matière de stabilité et de sécurité afin de réduire les risques.

Risque de goulots d’étranglement

Les outils d’approvisionnement électronique robustes offrent une variété d’options de personnalisation qui génèrent de grandes quantités de données. Essayer d’analyser et de comprendre toutes ces informations peut submerger le processus d’approbation et de vérification d’une entreprise. En conséquence, l’ensemble du procédé peut être ralenti, entraînant une perte de temps et d’argent. 

Complexité et intégration

La mise en œuvre de nouveaux procédés commerciaux d’approvisionnement électronique nécessite du temps et de la patience. De plus, tous les systèmes ne sont pas compatibles entre eux. Choisissez une solution qui s’intègre à un large éventail d’outils d’approvisionnement.

À qui s’adresse l’approvisionnement électronique ? 

Les organisations de toutes tailles et de tous secteurs peuvent profiter des avantages de la mise en œuvre de l’approvisionnement électronique ; les secteurs suivants sont susceptibles d’en tirer le plus grand profit :

Santé et organisations à but non lucratif

Selon l’Organisation de coopération et de développement économiques, la santé est le domaine qui représente le plus gros volume de dépenses publiques en matière d’approvisionnement. Il est donc essentiel que les organisations de santé et à but non lucratif disposent de processus d’approvisionnement capables de répondre à leurs besoins.

Les achats électroniques aident les responsables du secteur de la santé et des organisations à but non lucratif à accélérer le sourçage, à accéder à davantage d’options d’approvisionnement, à améliorer la transparence et à réduire la charge administrative tout en restant conformes aux réglementations strictes du secteur.

Ces dernières années, le processus d’approvisionnement est devenu encore plus complexe avec le passage au télétravail : les administrateurs doivent désormais pouvoir accéder à des solutions d’approvisionnement depuis l’extérieur du bureau. Les achats électroniques facilitent cette tâche en permettant aux responsables du secteur de la santé et des organisations à but non lucratif de coordonner efficacement les achats depuis n’importe où.

Voici quelques-unes des principales priorités en matière d’approvisionnement pour les entreprises du secteur de la santé et les organisations à but non lucratif :

• Simplifier la recherche et la gestion des fournisseurs afin de favoriser les relations à long terme
• Étendre les systèmes de mise en réseau afin d’atténuer les risques liés aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement
• Améliorer les processus opérationnels pour une plus grande efficacité tout en maintenant le contrôle des dépenses
• Prendre des décisions éclairées basées sur des données qui guident les achats et la budgétisation afin de renforcer la viabilité financière

Agences gouvernementales

De nombreuses agences gouvernementales doivent composer avec des réglementations complexes en matière d’approvisionnement. Le gouvernement américain, par exemple, accélère son processus d’approvisionnement en utilisant une règle dite « trois offres et un achat » : les départements prennent une décision d’achat après avoir examiné trois offres de fournisseurs potentiels. 

Pour rationaliser ce processus, l’approvisionnement électronique permet aux acheteurs de consulter et de comparer les offres potentielles et de les filtrer en fonction de leur statut de certification. Des agences de toutes tailles peuvent ainsi trouver un plus large éventail de fournisseurs pour réaliser des économies supplémentaires tout en restant conformes.

Voici les quatre principales priorités des agences gouvernementales en matière d’approvisionnement :

• Augmenter la visibilité des achats, effectuer des achats exonérés de taxe et gérer les autorisations sans obstacles inutiles
• Utiliser la comparaison concurrentielle pour examiner les articles côte à côte et prendre des décisions éclairées et rentables 
• Soutenir les entreprises locales en découvrant et en achetant facilement leurs produits ou services grâce à une solution intuitive
• Accroître la diversification des fournisseurs afin de soutenir une stratégie de gestion des risques et de renforcer la résilience face aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement

Fabrication et industrie

Les entreprises des secteurs manufacturier et industriel sont souvent confrontées à des défis réglementaires et liés à la chaîne d’approvisionnement. Qu’ils achètent des matières premières ou des machines, les acheteurs doivent optimiser leurs dépenses afin de préserver leurs résultats financiers. Il est généralement plus avantageux financièrement de commander en gros, les entreprises ont donc besoin de fournisseurs capables de s’adapter à cette situation. 

En optimisant leurs processus d’approvisionnement, les entreprises manufacturières et industrielles peuvent répondre à la demande des clients, éviter les interruptions potentielles de l’approvisionnement et générer des revenus pour renforcer leur capital disponible. 

Voici quelques-unes des principales priorités en matière d’approvisionnement pour les entreprises manufacturières et industrielles :

• Suivre l’évolution des comportements des consommateurs grâce à des données complètes sur les achats et les performances afin de rester compétitif et innovant 
• Suivre l’évolution des réglementations mondiales et nationales en matière de chaîne d’approvisionnement et prendre des décisions fondées sur des données pour gérer les risques
• Établir des relations solides avec les fournisseurs afin d’accélérer les processus, de réduire les coûts et d’ouvrir la voie à des contrats futurs plus avantageux
• Gagner en visibilité sur les achats afin de passer des commandes groupées à des prix réduits sans accumuler de coûts de stockage

Éducation (maternelle à supérieur) 

L’approvisionnement électronique dans le domaine de l’éducation permet de gagner du temps et de réduire les coûts. Les acheteurs du secteur de l’éducation bénéficient d’une meilleure visibilité sur les achats, ce qui leur permet de contrôler les coûts et de respecter leur budget. 

Les processus d’approvisionnement automatisés permettent également aux enseignants, au personnel et aux administrateurs d’obtenir les fournitures dont ils ont besoin pour faciliter l’éducation de leurs élèves sans avoir à se plier à des exigences complexes en matière de demandes d’achat.

Voici quelques-unes des principales opportunités d’approvisionnement dans le domaine de l’éducation : 

• Obtenir des fournitures plus rapidement et étirer les budgets grâce à des prix exclusifs et des remises sur quantités
• Faire gagner du temps aux administrateurs en fixant des limites de dépenses afin de réduire le risque de dépenses non conformes et en mettant en place des restrictions par catégorie pour rester en conformité
• Donner aux enseignants et au personnel les moyens d’agir grâce à un système d’achat en ligne convivial et à des circuits d’approbation des demandes d’achat simplifiés
• Obtenir une vue d’ensemble des dépenses au sein d’une organisation et utiliser des outils de reporting en temps réel pour optimiser les flux de trésorerie
• Atteindre les objectifs d’achat responsable en s’approvisionnant de manière stratégique auprès d’entreprises locales proposant des produits certifiés durables

Voyages et hôtellerie

Les organisations du secteur des voyages et de l’hôtellerie doivent garder une longueur d’avance sur leurs clients, en anticipant leurs besoins et en réagissant aux tendances du secteur. Une solution d’approvisionnement électronique centralisée garantit à ces entreprises des moyens efficaces et agiles pour acquérir les biens et services dont elles ont besoin pour servir leurs clients et anticiper leurs désirs. 

De plus en plus de clients souhaitent voir des pratiques plus respectueuses de l’environnement. Les organisations doivent donc réfléchir à l’impact de leurs activités sur l’environnement et élaborer des stratégies pour rendre leur entreprise plus durable, notamment en choisissant les fournisseurs auprès desquels elles s’approvisionnent.

Voici quelques-unes des principales préoccupations en matière d’approvisionnement pour le secteur du voyage et de l’hôtellerie :

• Maintenir un fonds de roulement suffisant pour compenser les pertes financières dues aux changements économiques ou aux perturbations du secteur
• Découvrir des opportunités d’adopter des pratiques commerciales plus durables et entrer en contact avec des fournisseurs qui ont des valeurs respectueuses de l’environnement
• Réduire les dépenses abusives en analysant les données relatives aux dépenses et en créant des politiques et des procédures internes plus transparentes
• Mettre en place des mesures financières et de cybersécurité qui protègent les données sensibles de l’entreprise et des clients
• Établir des relations de qualité avec des fournisseurs fiables qui permettent aux entreprises de répondre aux besoins des clients de manière créative et innovante

Entreprises commerciales 

Avec les méthodes d’approvisionnement traditionnelles, il est plus difficile pour les acheteurs des entreprises commerciales d’effectuer des achats basés sur des données précises et avec une bonne connaissance des options offertes par les fournisseurs. De plus, les entreprises commerciales vont des magasins de vêtements aux cafés, et chacune d’entre elles est confrontée à des défis uniques. Pourtant, l’approvisionnement électronique est une solution pour tous. 

Imaginons qu’un restaurant doive commander ses stocks avec précision pour éviter le gaspillage, mais souhaite également travailler avec des fournisseurs durables. Les acheteurs ont besoin d’une vue d’ensemble approfondie de leurs processus internes afin de synchroniser de manière optimale leurs commandes et de comparer en détail les fournisseurs. Cela permet de pouvoir choisir celui dont les valeurs correspondent aux leurs. Les solutions d’approvisionnement électronique permettent aux acheteurs de prendre des décisions cruciales basées sur des données, qui les aident en fin de compte à mieux servir leurs clients et à augmenter leur chiffre d’affaires.

Voici quelques-unes des principales priorités des entreprises commerciales en matière d’approvisionnement :

• Identifier les possibilités de réduction des coûts grâce à une meilleure visibilité des dépenses dans une interface intuitive
• Découvrir et comparer des produits et des fournisseurs alternatifs afin d’améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de réduire les risques
• Établir une liste de fournisseurs et d’options de livraison présélectionnés pour les achats en gros, afin que les entreprises puissent répondre à la demande croissante et attirer de nouveaux clients
• Obtenir des prix compétitifs et une sélection complète de fournisseurs en sollicitant des offres et en utilisant les données de performance des fournisseurs pour négocier des contrats avantageux

Types de logiciels d’approvisionnement électronique 

Les stratégies d’approvisionnement actuelles ne se limitent pas à la simple réduction des coûts. Les entreprises doivent rechercher de nouvelles opportunités pour optimiser leurs opérations, renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs et faire face à la volatilité économique. Pour y parvenir, les entreprises peuvent soit choisir une solution d’approvisionnement électronique complète, soit opter pour des applications individuelles.

Voici les types de logiciels d’approvisionnement électronique les plus courants :

• Gestion des dépenses
• Appels d’offres en ligne auprès des fournisseurs
• Gestion du cycle de vie des contrats
• Comptabilité fournisseur et facturation
• Gestion des fournisseurs
• Entreposage ou inventaire

Les entreprises qui optent pour des outils d’approvisionnement électronique à usage unique sont plus susceptibles de payer trop cher pour des logiciels ou de payer pour des fonctionnalités redondantes. L’alternative est le logiciel source-to-pay (source au paiement) ou procure-to-pay (approvisionnement au paiement), une solution de bout en bout qui élimine le risque de payer trop cher pour des logiciels ou de créer des processus inutilement complexes.

Meilleures pratiques en matière d’approvisionnement électronique

La réussite de l’adoption d’un logiciel d’approvisionnement électronique repose sur la capacité d’une entreprise à mettre en œuvre les meilleures pratiques suivantes :

• Tirer parti de l’automatisation pour rationaliser les processus
• Effectuer régulièrement des analyses des dépenses
• Déterminer quelles parties prenantes sont responsables de chaque étape du processus
• Intégrer la solution d’approvisionnement électronique aux systèmes existants
• Réaliser des audits logiciels et apporter des ajustements pour garantir l’exactitude
• Opter pour un logiciel d’approvisionnement électronique convivial pour une adoption en douceur
• Assurer la visibilité de l’ensemble du processus à l’échelle de l’entreprise

Rapport de données 2025 sur l’état de l’approvisionnement : une analyse approfondie de l’état de l’approvisionnement mondial

Nos recherches ont montré que si l’optimisation des coûts et l’augmentation de l’efficacité restent des priorités pour les achats, l’importance des achats conformes aux valeurs de l’organisation continue de croître.

Les acheteurs professionnels continuent de préférer les relations omnicanales, et dans certains cas, exclusivement en ligne, avec les fournisseurs. Selon le rapport 2025 State of Procurement Data Report d’Amazon Business : 

• 32 % des décideurs en matière d’approvisionnement déclarent que les perturbations ou les retards dans la chaîne d’approvisionnement constituent le principal risque pour leurs opérations en 2025
• 23 % des personnes interrogées ont cité la réduction des dépenses comme le domaine auquel leur organisation devrait donner la priorité au cours de l’année à venir
• 47 % des décideurs affirment que l’efficacité opérationnelle et la complexité constituent les principaux défis pour leurs processus d’approvisionnement
• 17 % des responsables des achats citent les fournisseurs incapables de prendre en charge l’approvisionnement numérique comme un défi externe courant pour leurs opérations

Découvrez les intégrations avec Amazon Business 

Les solutions d’approvisionnement électronique et les intégrations partenaires d’Amazon Business favorisent la rationalisation des achats et sont faciles à configurer et à utiliser. Les entreprises disposent de plusieurs options pour connecter leurs systèmes d’approvisionnement à Amazon Business. De plus, les acheteurs et les équipes d’approvisionnement ressentiront instantanément les avantages d’un processus plus efficace.