Exploiter l’efficacité des achats

L’exploitation de l’efficacité est au cœur de tout processus de transformation numérique.
 

La transition numérique doit avoir pour objectif principal l’amélioration de l’efficacité et la réalisation d’économies. Sinon, pourquoi le faire ?
 

Amazon n’est pas étranger à la simplification des achats pour ses clients. C’est pourquoi Amazon est devenu un leader mondial du commerce électronique. Mais les clients B2B (interentreprises) peuvent avoir des besoins différents de ceux des consommateurs traditionnels, ce qui a conduit à la création d’Amazon Business en 2015. Amazon Business simplifie les processus d’approvisionnement, notamment en s’intégrant à des systèmes tiers afin de gagner en efficacité et d’obtenir rapidement des informations utiles. 
 

Satya Mishra, Director, Product Management chez Amazon Business, nous explique comment l’organisation aide les responsables des achats à intégrer leurs systèmes afin de gagner du temps et de l’argent.
 

Beaucoup de gens font leurs achats sur Amazon. Qu’est-ce qu’Amazon Business et quel est son rapport avec les achats ?

Satya Mishra : « Plus de six millions de clients à travers le monde utilisent Amazon Business pour bénéficier, entre autres avantages, de prix et d’une sélection réservés aux entreprises, d’intégrations de logiciels de gestion des achats, d’une expérience de site personnalisée, de Business Prime, de comptes professionnels à utilisateur unique ou multi-utilisateurs et d’un service client dédié.
 

Je dirige l’équipe technique d’Amazon Business chargée des intégrations, qui met en place des intégrations avec des systèmes tiers d’approvisionnement électronique, de gestion des dépenses, de sourçage électronique et d’idP. Nous développons également des API pour nos clients, que ceux-ci ou des intégrateurs de systèmes tiers peuvent utiliser pour créer des solutions répondant aux besoins des clients en matière d’approvisionnement. Les intégrations permettent aux acheteurs professionnels de créer des parcours d’achat connectés, que nous appelons des parcours de Smart Business Buying. 
 

« Si les clients ne disposent pas de systèmes d’approvisionnement existants qu’ils souhaitent intégrer, ils peuvent tirer parti d’autres outils natifs, tels que le tableau de bord Business Analytics, dans la boutique Amazon Business, afin de surveiller leurs dépenses professionnelles. Il peut également découvrir et utiliser certaines applications tierces intégrées dans le nouvel Amazon Business App Center. »
 

Pourquoi les clients choisiraient-ils d’intégrer leurs systèmes ? Les directeurs des achats montrent-ils la voie ?

Satya Mishra : « En intégrant leurs systèmes, les clients peuvent gagner du temps et de l’argent, renforcer la conformité, améliorer l’Amazon Spend Visibility et obtenir des informations plus claires. Je discute régulièrement avec des directeurs des achats pour connaître leurs difficultés. Ces responsables me disent souvent qu’il peut être difficile pour les équipes d’approvisionnement de gérer ou de créer des politiques d’achat. C’est particulièrement vrai lorsqu’ils doivent traiter un volume important d’achats provenant de l’ensemble des membres du personnel de leur organisation, et qu’un petit groupe de membres du personnel, voire une seule personne, doit les examiner et les rapprocher manuellement. Les intégrations permettent d’automatiser ces processus et contribuent à créer une expérience d’achat plus intuitive dans tous les systèmes.
 

« L’approvisionnement est une fonction stratégique de l’entreprise. Elle est basée sur des données et est mesurable. Les directeurs des achats gèrent les achats de l’entreprise, et ceux-ci peuvent avoir un impact direct sur les résultats financiers d’une organisation. Si les outils d’approvisionnement ne se connectent pas automatiquement à une source d’approvisionnement, les décisions d’achat de l’entreprise peuvent devenir plus complexes. Des systèmes technologiques correctement intégrés peuvent aider à résoudre ces problèmes pour les responsables des achats. »

Au-delà de la complexité des processus, quels autres défis les responsables des achats doivent-ils relever ?

Satya Mishra : « Dans le rapport Amazon Business 2024 State of Procurement Report, les autres principaux défis signalés par les personnes interrogées étaient l’accès à un large éventail de vendeurs et de produits répondant à leurs besoins, et la garantie du respect des politiques de dépenses.
 

« Le rapport a également révélé que 52 % des décideurs en matière d’achats sont responsables des achats pour plusieurs sites. Parmi ce groupe, 57 % effectuent des achats pour plusieurs pays.

« Lors de mes conversations avec les directeurs des achats, j’ai entendu dire que l’accès à des millions de produits dans de nombreuses catégories via Amazon Business leur avait permis de rationaliser le nombre de leurs fournisseurs et de réduire le temps passé à se rendre dans des magasins physiques ou à rechercher les produits qu’ils souhaitaient sur divers sites web. Ils ont également indiqué que la possibilité d’expédier les achats effectués sur Amazon Business à plusieurs adresses a été très utile pour réduire la complexité des achats ponctuels et des achats planifiés ou récurrents. Les organisations peuvent avoir besoin d’acheter régulièrement des produits spécifiques, tels que du papier à photocopie ou des collations. Elles peuvent avoir besoin d’acheter d’autres articles, tels que des bureaux, une seule fois, et en grande quantité. Les capacités de commande d’Amazon Business sont flexibles et peuvent réduire la complexité des achats. »
 

Comment les responsables des approvisionnements doivent-ils choisir les intégrations qui leur seront les plus utiles ?  

Satya Mishra : « Chez Amazon Business, nous travaillons à rebours à partir des problèmes des clients pour trouver des solutions. Je recommande aux directeurs des achats de réfléchir aux systèmes existants utilisés par les membres du personnel, aux besoins d’achat de l’organisation ainsi qu’aux comportements d’achat typiques de leurs acheteurs. L’expérience d’achat doit être intuitive et agréable.  
 

« Amazon Business s’intègre à plus de 300 systèmes, tels que Coupa, SAP Ariba, Okta, Fairmarkit et Intuit Quickbooks, pour n’en citer que quelques-uns. Grâce à des intégrations d’approvisionnement électronique telles que Punchout et la recherche intégrée, les clients commencent leur parcours d’achat dans leur système d’approvisionnement électronique. Avec Punch-in, ils commencent sur le site web d’Amazon Business, puis se connectent à leur système d’approvisionnement électronique. Le SSO permet aux clients d’utiliser leurs identifiants de membre du personnel existants. Notre collection d’API peut aider les clients à personnaliser leurs opérations procure-to-pay et source-to-settle. Cela inclut l’automatisation des reçus dans les systèmes de gestion des dépenses et le suivi des progrès vers les objectifs de dépenses.  
 

« Mon équipe a récemment lancé un App Center dans lequel les clients peuvent découvrir des applications tierces couvrant les catégories suivantes : gestion de compte, récompenses et reconnaissance, gestion des dépenses, achats intégrés ainsi que gestion des stocks. Nous continuerons à ajouter d’autres applications au fil du temps afin de simplifier le processus de découverte des applications intégrées pour les clients. »
 

« Certains clients choisissent d’empiler leurs intégrations, tandis que d’autres s’en tiennent à une seule intégration qui répond à leurs besoins. Il existe de nombreuses possibilités, et vous n’êtes pas obligés de choisir une seule intégration. Vous pouvez commencer par Punchout et la facturation électronique, par exemple, puis intégrer également la recherche intégrée, afin que vos acheteurs puissent rechercher le catalogue Amazon Business dans le système d’approvisionnement électronique utilisé par votre organisation. »

Les intégrations sont-elles des projets technologiques ?

Satya Mishra : « Non, les intégrations ne doivent pas être considérées comme des projets technologiques qui relèvent uniquement de la décision de l’équipe informatique. Les intégrations ouvrent la voie à une meilleure connectivité des données et à une plus grande efficacité commerciale dans l’ensemble des organisations. Au lieu d’avoir des flux de données disjoints, vous pouvez connecter ces systèmes et centraliser les données, ce qui améliore l’Amazon Spend Visibility. Vous pourrez ainsi repérer des tendances et identifier des économies qui auraient pu vous échapper autrement. 
 

« Il n’est pas rare que j’entende dire que les directeurs des achats, les directeurs financiers et les directeurs informatiques collaborent sur des décisions commerciales qui leur feront gagner du temps et leur permettront d’atteindre des objectifs communs, et que les intégrations font partie de leurs recommandations. » 
 

« L’un des principaux objectifs de mon équipe a été de simplifier les intégrations et d’introduire davantage de solutions en libre-service. En termes de configuration, certaines intégrations, comme le SSO, peuvent être gérées en libre-service par les clients. Amazon Business peut également aider les clients dans le processus de configuration des intégrations. »
 

Comment les achats ont-ils évolué ces dernières années ?

Satya Mishra : « Les achats ne sont plus considérés comme une fonction administrative. Les directeurs des achats participent désormais plus couramment aux décisions stratégiques interfonctionnelles avec les directeurs financiers et les directeurs informatiques. »
 

« 95 % des personnes interrogées dans le cadre du rapport Amazon Business 2024 State of Procurement Report déclarent que leurs achats relèvent principalement des dépenses gérées. Les dépenses gérées sont souvent planifiées des mois, voire des années à l’avance. Cela peut créer une excellente occasion de recruter d’autres parties prenantes dans tous les services plutôt que d’externaliser les responsabilités d’achat. En équipant des experts du domaine pour soutenir les activités d’achat courantes, les achats peuvent se concentrer sur des priorités plus importantes dans l’ensemble de l’organisation, tout en continuant à superviser les tendances d’achat globales. Il convient également de noter qu’en se connectant aux systèmes d’approvisionnement électronique et de gestion des dépenses, les intégrations offrent un accès facile et sécurisé aux produits sur Amazon Business et facilitent la gestion des dépenses. »
 

À quoi ressemble l’avenir des achats ?

Satya Mishra : « Il est prometteur ! En adoptant la transformation numérique et l’intelligence artificielle pour mettre en place des opérations plus agiles et stratégiques, les directeurs des achats peuvent influencer la manière dont leurs organisations innovent et s’adaptent au changement. »
 

Publié à l’origine dans CPOstrategy.