Simplifiez la réconciliation des factures avec le rapport du Paiement à échéance

Pour de nombreux professionnels d’approvisionnement la réconciliation des factures peut ressembler à un parcours du combattant. Entre le recueil de registres et la correspondance manuelle de données avec différents systèmes, ces processus peuvent être chronophages et sujets aux erreurs. Cela entraîne des difficultés à se concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise : s’assurer que les transactions sont précises et conformes aux objectifs de l’entreprise.

Le rapport de Paiement à échéance d’Amazon Business Analytics est une nouvelle fonctionnalité conçue pour répondre à ces défis courants. Avec des formats faciles d’utilisation et des modèles personnalisables, cette solution de création de rapports simplifiée s’adapte harmonieusement à vos processus et peut vous aider à améliorer la précision, à réduire les erreurs et à gagner du temps.

« La mise en place de cette fonctionnalité renforce notre stratégie visant à fournir les outils nécessaires pour relever les défis principaux des entreprises, afin de les aider à réduire leurs coûts opérationnels et à profiter d’un contrôle des finances amélioré. » Tai Koottatep, directeur, Worldwide B2B Payments & Lending, Amazon

Comment utiliser le rapport de Paiement à échéance pour améliorer la réconciliation
Développé suite aux commentaires des clients, le rapport de Paiement à échéance aide les administrateurs de compte à effectuer la réconciliation plus vite et plus précisément. Voici comment :

1. Accédez aux donnés avec des formats intuitifs
Le rapport de Paiement à échéance fournit des données de facture dans des formats CSV faciles d’utilisation. Ces fichiers faciles d’utilisation incluent tous les détails essentiels dont vous avez besoin pour réconcilier les commandes et faire correspondre les valeurs incluses sur votre facture PDF.

Personnalisez votre rapport de Paiement à échéance et incluez les champs de données importants pour vous en ajustant les colonnes et en ajoutant les champs de données tels que :

• ID de la commande
• Frais et remboursements
• Frais
• Taux fiscal
• Statut du paiement
• Informations sur les commandes professionnelles
• Centre de coût
• Champs personnalisés, etc.

En permettant ce niveau d’accessibilité depuis un rapport centralisé, nous évitons l’étape consistant à convertir manuellement les données pour offrir un format fonctionnel, ce qui vous permet d’accéder aux données nécessaires plus rapidement. Résultat : un travail manuel réduit et une efficacité améliorée.

2. Gagnez du temps avec des rapports simplifiés
Le rapport de Paiement à échéance est doté de fonctionnalités de création de rapport conçues pour gagner du temps et économiser des efforts, dont :

• Filtres : filtre rapidement les données pertinentes.
• Sélection de période personnalisée : s’ajuste facilement pour analyser des cycles de facturation précis.
• Téléchargement groupé : accélère l’extraction de données d’un document d’achat, peu importe le nombre de commandes réconciliées ou la complexité de vos dépenses.
• Colonnes ajustables : met en avant les champs pertinents pour votre entreprise en utilisant les fonctionnalités d’ajustement des colonnes. Vous pouvez également créer des modèles de rapport personnalisés et les sauvegarder pour un usage ultérieur.

Ces fonctionnalités vous permettent de simplifier le processus de réconciliation, avec une exactitude et une clarté garanties même en gérant de vastes ensembles de données. 

3. Personnalisez vos rapports pour les adapter aux besoins uniques de votre entreprise
L’une des parties les plus difficiles de la réconciliation implique la création et la personnalisation de rapports pour les adapter à vos workflows et processus. Pour minimiser le travail répétitif, le rapport de Paiement à échéance vous permet de créer et de sauvegarder des modèles personnalisables adaptés aux besoins de votre entreprise.

Ajoutez ou supprimez plus de 60 colonnes pour personnaliser vos rapports et les rendre conformes à vos besoins de réconciliation. Ajustez vos colonnes pour inclure ou supprimer des détails tels que les ASIN, UNSPSC, statuts d’expédition, nom de vendeur, statut de livraison, etc. Une fois que vous avez ajusté vos colonnes pour ajouter les détails nécessaires, cliquez sur « Ajouter un titre et sauvegarder vos modèles », puis saisissez le nom de votre modèle et « Sauvegarder en tant que nouveau rapport » pour réutiliser votre rapport ajusté à l’avenir. 

4. Obtenez un accès simple à l’historique de téléchargement
Le rapport de Paiement à échéance inclut une fonctionnalité d’historique de téléchargement pour vous permettre d’accéder facilement à vos rapports archivés ou de confirmer les données historiques de réconciliation. Cette fonctionnalité réduit le risque de rapports mal placés ou dupliqués, pour maintenir des processus ininterrompus et vos pistes d’audit. 

Comment le rapport de Paiement à échéance répond aux défis de réconciliation pratiques
En relevant directement les défis de la réconciliation, le rapport de Paiement à échéance offre des avantages spécifiques aux professionnels assignés à la gestion des données de dépenses de l’entreprise, ce qui permet aux équipes de comptabilité fournisseur de :

• Améliorer la précision : accédez à des données fiables, en utilisant des outils comme des colonnes ajustables et des modèles personnalisables.
• Gagner du temps : automatisez les tâches répétitives et utilisez des filtres afin de réduire le temps requis pour analyser et réconcilier les factures.
• Accéder à des formats de rapports flexibles : consolidez des données de dépenses et tirez parti de modèles intuitifs pour une analyse des dépenses plus claire.
• Réduire les tâches manuelles : entre des formats de fichiers accessibles et des téléchargements groupés, les fonctionnalités de rapport sont conçues pour gagner en efficacité, en éliminant les processus répétitifs et manuels sujets aux erreurs.

« Nous avons créé le rapport de Paiement à échéance en utilisant les commentaires directs de nos clients, afin de nous assurer qu’il offre la facilité et l’adaptabilité dont ils ont besoin pour une réconciliation précise et efficace. » Vikram Ramadoss, chef de produit senior, Amazon Business Analytics