Profiter de l’excellence de l’approvisionnement à travers l’optimisation des dépenses

Les professionnels de l’approvisionnement font face à des défis de plus en plus importants, des pressions inflationnistes aux budgets plus restreints. Cet écart croissant crée chez les entreprises un besoin critique de faire plus avec moins, invitant les équipes achats à repenser leurs stratégies et à simplifier leurs processus en adoptant des outils innovants.

L’optimisation des dépenses est au cœur de ces efforts, en tant que pilier clé d’un approvisionnement efficace. En repensant la manière dont les entreprises gèrent les dépenses, l’approvisionnement peut transcender son rôle en tant que fonction transactionnelle et devenir à la place un moteur stratégique. Dans cet article, les dirigeants de trois différents secteurs proposent des exemples pratiques illustrant comment leurs entreprises ont réussi à mettre en place des stratégies d’optimisation des dépenses, soulignant l’importance de la collaboration, de l’innovation et de l’adaptabilité.

L’amélioration des processus d’approvisionnement avec des dépenses gérées chez AXA UK

AXA UK, l'un des principaux assureurs, a récemment entrepris une révision complète de ses processus d’approvisionnement en mettant en place une stratégie de dépenses gérées. Avant cette transformation, les activités d’approvisionnement étaient fragmentées, les employées opérant via des comptes séparés. Ce manque de centralisation non seulement réduisait la visibilité sur les dépenses, mais présentait des défis pour assurer la gouvernance et la conformité.

L’évolution d’AXA UK vers une plateforme d’approvisionnement unifiée a généré des bénéfices immédiats et concrets. L’adoption d’un catalogue Punch-out a été un moteur clé de cette transformation, en centralisant les activités d’approvisionnement et en proposant un contrôle et une transparence améliorés sur les achats indirects. Par exemple, les achats de disques durs et de cartes mémoire, auparavant effectués en dehors de la gouvernance de l’entreprise et générant des risques liés à la sécurité, sont désormais gérés en suivant des circuits d'approbation stricts. Ce système automatise les approbations pour les transactions de moins de £150 et signale les achats plus coûteux pour obtenir l’autorisation de la direction, ce qui simplifie la conformité sans alourdir la charge administrative.

Au-delà du contrôle des coûts, le nouveau système d’AXA UK offre une meilleure efficacité opérationnelle et un suivi de la durabilité amélioré. Avec l’accès à des données en temps réel, l’entreprise peut désormais générer des rapports de fin d’année et gérer les exigences réglementaires en toute simplicité. Cette visibilité améliorée soutient également des partenariats plus stratégiques, tels qu’un projet pilote en cours visant à installer des distributeurs automatiques proposant des articles tels que des chargeurs et des claviers. Cette solution innovante simplifie non seulement l’approvisionnement mais améliore aussi l’expérience utilisateur pour le personnel, ce qui reflète l’engagement d’AXA UK pour une approche centrée sur l’utilisateur.

Les résultats parlent d’eux-mêmes. AXA UK a obtenu des réductions des coûts d’environ 5 % sur les produits fréquemment achetés, en plus d’économies additionnelles négociées via un partenariat renforcé avec son site de vente d’approvisionnement.

Gestion des achat indirects à l’appui de la technologie, chez Enel

Pour la compagnie d'électricité multinationale Enel, la gestion de l’approvisionnement dans plusieurs opérations et zones géographiques présente des défis uniques. Les achats indirects, ou achats de faible valeur répartis entre de nombreux fournisseurs, sont particulièrement complexes mais offrent de nombreuses opportunités d’améliorations. Chez Enel, les achat indirects représentent 1 milliard € sur les 13 milliards € de dépenses annuelles de l’approvisionnement.

Enel a abordé le problème des achats indirects en privilégiant d’abord la visibilité et le contrôle. En adoptant une plateforme d’achats numérique, l’entreprise a permis aux employés d’effectuer des achats conformes facilement et rapidement. Un exemple parlant de cette transformation concerne le sourçage d’articles essentiels comme des crèmes solaires et des vitamines pour les travailleurs des usines, qui opèrent sous des chaleurs extrêmes. Auparavant, le personnel comptait sur des fournisseurs locaux non qualifiés, ce qui générait des inefficacités et des soucis de conformité. Avec le nouveau système, ces articles peuvent maintenant être commandés via une plateforme approuvée, ce qui garantit la livraison en 24 h et le respect des politiques de l’entreprise.

Pour optimiser davantage les achats indirects, Enel a créé une équipe « Fast Track » dédiée qui apporte son aide pour les achats non standard et a mis en place des outils de sélection pilotés par l’IA. Ces technologies permettent aux employés d’identifier immédiatement les correspondances dans le catalogue, ce qui réduit la charge de travail des équipes humaines et permet d’effectuer des achats plus rapides et efficaces. En outre, l’engagement d’Enel envers la durabilité est évident, elle met l’accent sur l’achat de produits respectueux de l’environnement et privilégie les fournisseurs locaux lorsque cela est possible.

La stratégie d’Enel met en valeur l’importance de la flexibilité et de la visibilité. En ciblant les dépenses fragmentées avec des solutions numériques évolutives, l’entreprise a transformé un secteur historiquement négligé en une source de création de valeur importante.

Simplification de l’approvisionnement pour les écoles à la Harris Federation

La Harris Federation, une organisation multi-académique basée à Londres, gérant 55 écoles primaires et secondaires, a été confronté aux défis typiques des organisations décentralisées. Chaque école opérait souvent de manière individuelle, achetant auprès d’une vaste sélection de fournisseurs. Le manque de coordination a généré des inefficacités, des risques de conformité et des opportunités manquées de réduction des coûts.

Pour répondre à ces défis, la Harris Federation a centralisé ses activités d’approvisionnement via une plateforme numérique unifiée. En tirant parti d’un cadre du secteur public, l'organisation s’est assurée que ses processus respectent les normes de conformité les plus strictes tout en simplifiant l’approvisionnement pour les écoles.

La réduction significative de son nombre de fournisseurs, de 4 700 à 2 500, est un résultat notable de cette transformation. La consolidation des relations entre fournisseurs a permis une visibilité et un contrôle améliorés ainsi que de remises et rabais sur volume. Un exemple parlant concerne le contrat de téléphone mobile de l’organisation, avec des coûts passant de £18 000  à seulement £3 000  par mois, en renégociant les conditions et en tirant parti du pouvoir d’achat collectif.

Les économies opérationnelles se reflètent directement à travers de meilleures ressources pour les étudiants. Par exemple, en prenant un abonnement aux livraisons premium, la Harris Federation a économisé £124 000  rien que l’année dernière. Ces économies permettent à l’organisation de réinvestir dans des secteurs critiques comme les voyages scolaires, les uniformes et les ressources pour la salle de classe.

L’approche de la Harris Federation souligne le potentiel transformateur de l’approvisionnement collaboratif et stratégique. En s’alignant de façon centrale tout en s’assurant que les écoles gardent un droit de parole dans la prise de décisions, l’approvisionnement est passé d’une fonction transactionnelle à un partenaire stratégique qui offre des résultats concrets et axés sur les étudiants.

Points clés pour une stratégie moderne d’optimisation des dépenses

L’optimisation des dépenses est plus qu’un exercice de réduction des coûts, c’est un moyen de générer une plus grande valeur ajoutée pour l’organisation. Les expériences d’AXA UK, d’Enel et de la Harris Federation soulignent plusieurs principes clés pour les dirigeants de l’approvisionnement moderne cherchant à favoriser le progrès :

1. La centralisation permet le contrôle : des plateformes d’approvisionnement unifiées, comme celles utilisées par AXA UK et la Harris Federation, augmentent la visibilité, améliorent la conformité et génèrent des réductions de coûts.
2. La technologie favorise l’efficacité : des outils pilotés par l’IA chez Enel aux distributeurs automatiques d’équipements informatiques d’AXA UK, la technologie permet aux équipes de l’approvisionnement de simplifier les processus et de se concentrer sur les priorités stratégiques.
3. La collaboration favorise l’innovation : qu'il s'agisse de négocier des remises auprès des fournisseurs ou de tester de nouvelles solutions, des partenariats solides entre les équipes de l’approvisionnement et les fournisseurs génèrent des résultats mutuellement bénéfiques.
4. Les données sont un atout stratégique : l’accès en temps réel aux données de l’approvisionnement, comme on l’a vu chez AXA UK, réduit la charge administrative et permet des prises de décision basées sur les données.
5. L'impact local influence le changement global : l’approche de la Harris Federation montre comment la simplification de l’approvisionnement permet d’économiser de l’argent mais aussi de créer un effet domino positif, qui bénéficie aux écoles individuelles et, au final, à leurs étudiants.

Les équipes de l’approvisionnement doivent être flexibles et réactives dans un environnement où les budgets sont très serrés, mais où les attentes restent élevées. En adoptant des stratégies centrées sur la collaboration, l’innovation et les informations sur les données, les organisations peuvent transformer l’approvisionnement en un moteur stratégique qui fait bien plus que gérer les dépenses.

Le chemin vers l’excellence de l’approvisionnement n’est jamais un long fleuve tranquille, mais comme ces organisations l’ont prouvé, une approche adaptée peut transformer les défis en opportunités, créant les fondations pour une croissance durable et un succès sur le long terme.