Amazon Business : Témoignage de réussite de Capita

Aperçu

Capita est une société de conseil, de services numériques et de développement logiciel, présente au Royaume‑Uni, en Europe, en Inde et en Afrique du Sud. Avec plus de 61 000 collaborateurs répartis dans plus de 260 entités et six divisions, Capita propose des solutions innovantes et facilite les interactions entre les entreprises et leurs clients. Historiquement perçue comme un partenaire d’externalisation du gouvernement britannique, l’entreprise élargit aujourd’hui son portefeuille de services, à la fois par ses ressources internes et au travers d’acquisitions.

Nécessité de développer une solution d’approvisionnement plus simple et plus évolutive

Capita recourt à deux modalités de paiement pour les dépenses en matériel informatique de faible valeur. D’une part, la gestion centralisée par l’équipe d’approvisionnement des demandes d’achat émanant des six divisions et de leurs nombreuses entités et, d’autre part, la possibilité pour les équipes locales de s’approvisionner directement auprès de fournisseurs préalablement référencés, sans intervention de l’équipe en charge de l’approvisionnement. Historiquement, l’équipe faisait face à des demandes urgentes pour des achats de faible valeur, et rencontrait des difficultés à établir un catalogue de références validé par l’ensemble des divisions. Chaque demande devait être approuvée par un bon de commande avant l’achat, engendrant pour l’entreprise un coût estimé à 75 £ par bon et un délai moyen de 17 jours entre la passation et la réception.

Une dynamique d’accélération de l’usage des plateformes numériques

La pandémie de COVID‑19 a posé à Capita des défis inédits dans la continuité de ses activités d’approvisionnement pour ses clients et ses parties prenantes internes. Cette situation a également généré une dynamique d’accélération du recours aux plateformes numériques, notamment aux places de marché B2B, afin d’optimiser les délais des processus d’approvisionnement, de renforcer la compétitivité tarifaire et de garantir la conformité financière. La crise sanitaire a par ailleurs révélé la nécessité de recourir à des modes de paiement centralisés, supprimant l’obligation d’approbation préalable des bons de commande.

Pour une entreprise étendue sur plusieurs sites, la solution devait être capable de se déployer à l’ensemble des clients et parties prenantes internes, tout en assurant la conformité aux processus financiers. Shahzad Saleem, directeur des achats chez Capita précise : « En tant que directeur des achats, je cherche à tirer parti des plateformes digitales qui servent mieux nos clients, tout en maintenant la compétitivité des coûts. »

Pendant la pandémie, alors que la demande et les prix d’articles tels que les équipements de protection individuelle et les fournitures informatiques explosaient, Capita recherchait une solution capable d’assurer l’approvisionnement requis tout en garantissant la conformité aux processus d’achats et aux coûts.

Après la pandémie, la stratégie d’approvisionnement de Capita en 2020 avait pour objectif de renforcer la valeur générée par l’équipe. Pour y parvenir, il était essentiel de supprimer les achats transactionnels de faible valeur dans le cadre des tâches quotidiennes, afin de libérer les responsables et leur permettre de se concentrer sur les relations stratégiques avec les fournisseurs clés, la sélection de nouveaux fournisseurs et les opportunités de renouvellement. Cette démarche a non seulement engendré des économies additionnelles en 2020, mais a surtout permis de poser les bases d’une stratégie pour l’exécution en 2021.

Des gains substantiels en termes de coûts et de temps

Capita a introduit Amazon Business en septembre 2020 et l’a déployé initialement auprès de l’équipe d’approvisionnement principale, qui effectue les achats pour le compte des 45 000 employés au Royaume‑Uni. La mise en œuvre d’une stratégie simple, alliant approvisionnement numérique et recours aux cartes professionnelles d’achat, a permis d’optimiser les résultats tant pour les clients que pour les parties prenantes internes. Comme l’explique Shahzad Saleem : « Les achats via Amazon Business ont permis à mon équipe de se concentrer sur les priorités plus stratégiques au sein de la fonction d’approvisionnement, au lieu d’être accaparée par des dépenses de faible valeur. »

En introduisant Amazon Business pour les achats indirects de matériels informatiques, Capita a réalisé d’importantes économies de coûts et de temps au cours des six premiers mois :

• Réduction des coûts des processus d’approvisionnement de plus de 225 000 £ en supprimant le traitement manuel des bons de commande
• Gain de 32 % sur 12 800 casques audio par rapport au réseau de distributeurs, soit une économie approximative de 110 000 £
• Réduction du temps consacré aux achats de 82 %, passant d’une moyenne de 17 jours à seulement 3 jours

Un exemple concret des bénéfices pour leurs clients s’est présenté juste avant Noël, lorsque le UK Fire & Rescue Service a souhaité moderniser les équipements de gym de ses 17 sites au Royaume‑Uni. La demande a été reçue le 20 décembre et, malgré plusieurs contraintes concernant les livraisons vers des sites gouvernementaux sensibles, un accord avec l’équipe du UK Fire & Rescue a été trouvé dès le 21 décembre, et tous les achats ont été réalisés le jour même. Les articles ont été acheminés via Business Prime en l’espace de deux jours ouvrés et étaient opérationnels sur site dès le 24 décembre. Capita a obtenu des retours très positifs, non seulement du UK Fire & Rescue Service, mais aussi de ses équipes opérationnelles internes, qui ont souligné la simplicité du processus du début à la fin.

Pour 2021, Capita a fixé deux axes stratégiques principaux pour accroître les avantages d’Amazon Business et simplifier ses processus afin de maximiser les gains en termes de coûts et de temps : 1) Activer la fonctionnalité Single Sign‑ON (SSO) pour un déploiement auprès de tous les employés et équipes, et 2) élargir l’adoption par catégorie, des matériels informatiques à l’ensemble des achats indirects. En introduisant le SSO dans l’entreprise, cela permettra de décentraliser les achats, tout en garantissant l’application automatisée et traçable des contrôles et garde‑fous financiers.

Les retours des utilisateurs sont éloquents, comme l’explique Suraj Naik, directeur des opérations achats : « Les témoignages de l’équipe opérationnelle et des clients internes sont très favorables, la solution se distingue par sa facilité d’utilisation et de compréhension. »