Amazon Business : Témoignage de réussite de Tate Galleries
Aperçu
Tate constitue un réseau de quatre musées majeurs au Royaume‑Uni, Tate Britain, Tate Modern, Tate Liverpool et Tate St. Ives en Cornouailles, dédiés à l’art moderne et contemporain, tant britannique qu’international.
Les galeries bénéficient d’un financement mixte, combinant fonds publics et recettes provenant des billets d’entrée et des abonnements. Par conséquent, l’organisation se caractérise par des besoins uniques, impliquant un ensemble d’exigences d’approvisionnement distinctes.
Avec ses 1 500 employés, Tate implique de nombreux collaborateurs, provenant de divers sites, départements et équipes, dans ses activités d’approvisionnement.
Identifier le besoin de changement
La disparité des sites à l’échelle nationale a révélé que chaque équipe appliquait des pratiques d’achat distinctes. Chaque équipe se fournissait auprès de fournisseurs différents, dans des lieux variés, sans cadre collectif ni suivi des achats.
La visibilité posait problème, avec une supervision limitée des achats, du suivi des commandes par rapport aux livraisons et de la disponibilité des articles en stock.
En l’absence de suivi structuré et de politique d’achat, cette méthode d’approvisionnement était difficile à gérer et ne garantissait pas la transparence requise pour une gestion efficace.
Par conséquent, la gestion du processus d’achat global mobilisait davantage de temps pour les tâches administratives.
Optimiser les processus et économiser du temps
Tate présente un ensemble de besoins précis, avec des produits adaptés aux exigences propres à chaque équipe. Allant de l’accueil des visiteurs pour des événements et conférences, à l’accompagnement des enfants lors de visites scolaires, sans oublier les besoins quotidiens tels que le mobilier et les fournitures de bureau, l’organisation avait besoin d’une solution unique capable de couvrir l’ensemble de ces exigences.
Tate a implémenté la solution Amazon Business afin de simplifier ses processus d’approvisionnement et offrir aux employés une solution d’achat facile à utiliser.
Grâce à la familiarité avec la place de marché grand public Amazon, l’intégration des différentes équipes s’est faite rapidement, ce qui a permis d’instaurer des politiques de bonnes pratiques et de sécuriser un fournisseur central fiable pour une grande variété de produits.
Adopter une nouvelle méthode d’achat
L’adoption d’Amazon Business a permis à l’organisation de mieux cerner les besoins en approvisionnement des différentes équipes, grâce à la grande variété de produits proposés. Le processus a gagné en efficacité, leur permettant de centraliser l’ensemble de leurs besoins en un point unique.
Au cours de l’année passée, Business Prime a encore apporté des bénéfices, en garantissant que les employés disposaient des équipements nécessaires pour travailler efficacement et confortablement depuis chez eux.
Compte tenu de la taille de Tate, l’intégration avec le système Single Sign‑On (SSO) s’est révélée particulièrement utile pour les équipes. Cette intégration, facile à déployer, offre à l’ensemble des acheteurs un accès sécurisé et instantané à Amazon Business, limitant ainsi les risques de sécurité.
Des conseils pour d’autres organisations souhaitant adopter Amazon Business ?
« Je recommanderais une intégration complète avec la solution, car ses bénéfices sont immédiatement perceptibles et elle simplifie considérablement vos processus », déclare Declan.
Il souligne également l’importance de mobiliser les parties prenantes avant de déployer un nouveau processus à l’échelle de l’organisation. Le soutien de l’équipe informatique constitue un atout majeur pour maximiser l’expérience. Afin de réduire le temps consacré à l’administration de l’approvisionnement, centraliser l’ensemble des achats via une source unique est la meilleure approche.
L’organisation a trouvé que les bénéfices et l’expérience pratique liés à Amazon Business ont été très positifs pour l’ensemble des utilisateurs.
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