Amazon Business : Témoignage de réussite de The Prince’s Trust
Aperçu
The Prince’s Trust, association caritative britannique, a été fondée en 1976 par le prince Charles. La fondation aide les jeunes de 11 à 30 ans issus de milieux défavorisés à rester dans le système éducatif, à accéder à l’emploi, à développer de nouvelles compétences, à créer leur propre entreprise et à participer à de nombreuses autres initiatives à fort impact.
Puisque deux de leurs principales initiatives visent à accompagner les jeunes vers l’emploi et la création d’entreprise, leurs besoins en matière d’approvisionnement sont particulièrement diversifiés, qu’il s’agisse de fournir une tenue adéquate pour un entretien d’embauche ou d’acquérir le matériel nécessaire pour démarrer une activité, comme des kits de manucure pour un jeune entrepreneur souhaitant ouvrir un salon de beauté.
À l’instar de nombreuses organisations caritatives, la Covid a modifié le mode de fonctionnement de l’association, en transformant une grande partie des interactions en présentiel en expériences numériques.
La pandémie a permis à l’équipe d’approvisionnement d’agir positivement sur ses pratiques d’achats et de réaliser des économies pour l’organisation, à une période où les ressources financières sont particulièrement importantes.
Saisir l’opportunité de simplifier le processus d’approvisionnement
Jusqu’à récemment, les nombreux articles acquis par The Prince’s Trust pour ses initiatives étaient achetés au cas par cas, sans visibilité sur les dépenses, ce qui compliquait la compréhension et le suivi des achats réalisés. Au fur et à mesure du développement de l’équipe, cette lacune a été identifiée, et des initiatives ont été envisagées pour y remédier.
L’une de leurs priorités majeures consistait à assurer une gestion rigoureuse des achats indirects et à instaurer un processus d’autorisation permettant de prévenir toute dépense non conforme à leurs objectifs opérationnels et stratégiques.
Face à la variété des achats indirects, ils avaient besoin d’une solution de type « guichet unique », capable de centraliser la fourniture de la plupart des articles requis.
Outre les produits requis, il était essentiel de disposer d’un contrôle des paiements, afin de s’assurer que l’ensemble des achats soit valide, nécessaire pour l’organisation et en adéquation avec leurs contrats de financement.
Les bénéfices de l’optimisation digitale
La directrice des achats, Verity White, a mis en place une solution adaptée aux besoins spécifiques de l’association, offrant une meilleure visibilité sur les achats tout en libérant du temps pour se concentrer sur d’autres priorités organisationnelles.
La facilité d’utilisation de la place de marché grand public Amazon, associée à l’accompagnement d’Amazon Business pour leurs achats B2B, a fait de cette solution un choix naturel.
Administrativement, cette solution permet à l’ensemble des collaborateurs d’accéder à une plateforme unique pour acquérir à tout moment la large gamme de produits nécessaires.
Cette uniformisation du processus pour tous les employés, indépendamment de leur région, réduit le risque d’achats non conformes tout en optimisant la gestion des achats indirects.
L’utilisation de la fonctionnalité Guided Buying d’Amazon Business permet à Verity et à son équipe d’instaurer des garde‑fous régissant les produits autorisés à l’achat et ceux qui ne le sont pas. Cette approche a permis de réduire significativement le temps consacré au suivi et à la gestion manuelle des achats indirects.
« Le processus se déroule de manière très fluide pour nous », a déclaré Verity. La centralisation d’un large choix de fournisseurs sur Amazon Business permet de gagner un temps précieux et d’éviter les complexités liées à la recherche de fournisseurs fiables ou à la collecte de multiples devis pour un même produit.
Il était également prioritaire pour The Prince’s Trust de rendre compte de l’utilisation de ses fonds, en tant qu’association bénéficiant de financements publics.
La mise à disposition immédiate de ces informations, associée à la possibilité de télécharger directement les factures avec TVA depuis leur compte, a permis de faciliter la création de rapports sur l’utilisation des fonds, leur destination et les bénéficiaires.
Avec le temps ainsi libéré par le recours à une source centralisée, leur prochain objectif sera d’exploiter les données de leur compte pour déterminer les produits les plus sollicités par les collaborateurs. Ces informations serviront de base pour des décisions d’approvisionnement plus stratégiques, telles que la standardisation des produits et l’utilisation de catalogues en ligne.
Saisir de nouvelles opportunités
Les employés de The Prince’s Trust ont fait part de retours très positifs, soulignant qu’Amazon Business leur a permis de dépasser les blocages rencontrés et de libérer du temps pour d’autres projets.
« L’adoption d’Amazon Business nous a apporté une transparence totale concernant les achats indirects. C’est un choix évident, vous disposez des fournitures requises, bénéficiez d’une visibilité sur votre chaîne d’approvisionnement et vos achats de faible valeur, et pouvez gérer l’ensemble du processus d’achat de manière bien plus efficace. »
L’équipe d’approvisionnement de l’association a connu un développement constant, et l’une de ses priorités est désormais de consolider une expérience d’approvisionnement pleinement numérique.
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