Stratégies gagnantes : comment les organisations maximisent leurs économies et boostent l’efficacité des achats

Dans un contexte économique concurrentiel, les équipes d’approvisionnement sont soumises à une pression accrue pour réduire les coûts, améliorer l’efficacité et atteindre les objectifs de durabilité. Les organisations de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes multinationales, trouvent des moyens innovants pour révolutionner leurs processus d’approvisionnement et créer des parcours d’achat plus intelligents.

En adoptant des outils et des stratégies avancés d’e-approvisionnement, les entreprises rationalisent les processus, réduisent les tâches redondantes et font gagner un temps précieux à leurs employés. Les équipes d’approvisionnement obtiennent des informations plus précises sur les dépenses, ce qui leur permet de consolider leurs fournisseurs, de maximiser les économies d’échelle et d’identifier les achats inutiles.

Voici quelques exemples d’organisations ayant transformé avec succès leurs pratiques d’approvisionnement :

AECOM : Rationaliser les dépenses non stratégiques et réduire les étapes du processus

Avec 87 000 employés à travers le monde, l’entreprise mondiale d’ingénierie AECOM s’est tournée vers Amazon Business pour relever les défis liés à ses dépenses non stratégiques.

Des montants importants étaient dépensés auprès d’Amazon par un grand nombre d’employés pour des articles tels que des fournitures de bureau et du matériel informatique. Plus de 80 employés achetaient quatre ou cinq articles par mois à travers leurs comptes Amazon personnels.

Ces achats étaient effectués avec des cartes virtuelles, et chaque article devait ensuite être réconcilié individuellement avec une facture d’Amazon. Au total, le processus d’achat impliquait 16 actions réparties sur neuf étapes différentes, consommant un temps considérable pour les employés, les managers et le personnel comptable.

AECOM a décidé de centraliser tous les achats sur sa plateforme d’approvisionnement Coupa, en intégrant Amazon Business comme une option punch-out. Les employés pouvaient ainsi profiter de l’interface familière d’Amazon tout en respectant la politique d’achat de l’entreprise et en achetant auprès de fournisseurs approuvés grâce à la fonctionnalité Guided Buying (service payant).

Le nouveau système a entraîné des économies d’efficacité notables : le nombre d’actions nécessaires pour acheter des articles a été réduit de neuf à cinq, et le temps consacré à la passation de commandes et à la réconciliation des factures a diminué de plus de 70 % grâce à la fonctionnalité Spend Visibility.

De plus, AECOM a bénéficié de la livraison gratuite associée à l’abonnement Business Prime, ce qui, selon ses estimations, permet d’économiser plus de 20 000 £ par an.

Vision Multi Academy Trust : Simplifier la gestion des factures et gagner du temps

Avec plus de 1 200 enfants provenant de la région de Greater Manchester fréquentant ses écoles, Vision Multi Academy Trust a des besoins importants en fournitures de bureau et autres articles essentiels.

Cependant, la gestion administrative liée à ces achats de faible valeur, mais en grande quantité, peut représenter une charge importante. L’équipe financière de Vision Multi Academy Trust avait donc besoin d’optimiser son efficacité.

Le Trust s’est tourné vers la fonctionnalité Pay by Invoice d’Amazon Business, qui permet aux clients éligibles de recevoir une facture mensuelle. « Si vous achetez un lot de stylos ou de fournitures à 4 £ et que vous recevez une facture unique une fois par mois au lieu d’en recevoir une à chaque achat, ce qui peut se produire des centaines de fois, vous gagnez réellement du temps », explique Darren Cosgrove, directeur financier de Vision Multi Academy Trust. « Et c’est une chose que j’apprécie énormément. »

En parallèle, l’organisation a collaboré avec Amazon Business pour identifier des fournisseurs privilégiés, établir des flux de travail approuvés et centraliser les comptes, ce qui lui a permis de bénéficier de meilleurs prix et de livraisons plus rapides grâce à des processus d’approbation optimisés.

Le Trust envisage maintenant de réaliser davantage d’économies grâce aux achats en gros qui peuvent permettre d’obtenir de meilleurs tarifs pour les articles de grande valeur achetés en grande quantité. « Nous avons récemment équipé nos élèves de tablettes », explique Cosgrove. « La prochaine étape est de fournir un stylet à chaque enfant. Nous cherchons à voir comment les commandes groupées peuvent nous faire économiser du temps et de l’argent pour ce type d’articles. »

Nottingham Trent University : Promouvoir la durabilité grâce à l’approvisionnement local

Dans le cadre de son objectif d’atteindre la neutralité carbone d’ici 2040, Nottingham Trent University utilise Amazon Business pour renforcer ses efforts en matière de durabilité. Le système privilégie les fournisseurs locaux dans les recherches de produits, réduisant ainsi les émissions de carbone liées aux livraisons et soutenant l’économie locale.

« Les étudiants choisissent de plus en plus des universités qui prennent la durabilité au sérieux », explique Claire Davies, responsable des achats durables à Nottingham Trent University. « Nous avons sélectionné des fournisseurs de la région des East Midlands pour qu’ils apparaissent en premier dans les recherches de produits. Cela nous permet de soutenir l’économie locale tout en réduisant les émissions de carbone en limitant les distances parcourues. »

L’université a également mis en place l’utilisation des certificats de durabilité, permettant à chacun de voir les avantages de ces pratiques.

Gordon Food Service: Enhancing control and supporting diversity initiatives

Pour le distributeur de services alimentaires Gordon Food Service, le principal objectif était de contrôler les achats non autorisés auprès de fournisseurs non gérés. « Nous avions de nombreux fournisseurs sans accords en place, et Amazon Business nous a réellement aidés à identifier ces catégories et à mettre en place davantage de contrôles », explique Jeff Howard, responsable des catégories d’approvisionnement indirect chez Gordon Food Service.

Travailler avec Amazon Business a également permis de s’assurer que les employés ne puissent acheter qu’auprès de fournisseurs vérifiés répondant aux critères de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI) de l’entreprise. « La possibilité de signaler certains articles répondant à nos critères DEI et de les rendre visibles pour nos utilisateurs est un avantage considérable », ajoute Howard.

L’entreprise a également bénéficié de meilleures capacités de reporting, lui permettant d’analyser plus en profondeur ses dépenses et d’identifier de nouvelles opportunités de consolidation ou d’élimination de certains postes de dépenses.

Gérer les défis et anticiper les tendances futures

Bien que les nouvelles solutions d’approvisionnement offrent de nombreux avantages, les organisations doivent être prêtes à relever certains défis lors de leur mise en œuvre, tels que la gestion du changement et l’intégration des systèmes. Cependant, les gains à long terme en termes d’efficacité, d’économies de coûts et d’approvisionnement stratégique dépassent souvent ces obstacles initiaux.

En regardant vers l’avenir, les tendances en matière d’approvisionnement mettent de plus en plus l’accent sur la durabilité, la diversité des fournisseurs et les décisions fondées sur les données. Les organisations qui sauront exploiter efficacement ces tendances devraient constater des améliorations continues dans leurs processus et leurs résultats d’approvisionnement.

Initialement publié sur Le Figaro.