Category management, le levier d’optimisation de vos achats

Dans un contexte où les besoins des organisations évoluent en permanence, l’approvisionnement doit s’adapter et s’appuyer sur des pratiques optimisées, telles que le category management. Plus que de regrouper les achats, il offre une approche structurée pour analyser les dépenses, définir des stratégies d'approvisionnement et aligner les décisions des fournisseurs sur les objectifs organisationnels. Découvrez le fonctionnement du category management et comment les équipes achats peuvent l'utiliser pour transformer l'approvisionnement en une fonction axée sur la valeur.
 

Qu'est-ce que le category management dans la gestion des achats ?

Pour optimiser les coûts et la chaîne d’approvisionnement, le category management joue un rôle central dans la stratégie d’achats.
 

Définition et rôle du category management

Le category management consiste à séparer les dépenses de biens et services en catégories bien distinctes, selon des caractéristiques communes. Ainsi, la gestion n’est pas par produit, mais par catégories, telles que : équipements informatiques, matières premières, transport, etc. 
 

Comment le category management s'intègre-t-il dans le cycle de vie de l'approvisionnement ?

Le category management peut être une composante essentielle de votre approvisionnement stratégique. Il s’intègre dans le cycle de vie des achats en apportant une perspective globale. Au début du cycle, le category management structure les besoins de votre organisation. Ensuite, vous orientez vos achats selon l’analyse des données par catégorie et suivez l’exécution jusqu’à son aboutissement.

Lors de la phase post-achat, vous pouvez analyser les coûts et les performances, puis ajuster la stratégie de catégorie en fonction de vos conclusions. Cette meilleure compréhension présente des bénéfices multiples pour votre organisation. 
 

Avantages clés : visibilité, alignement et contrôle des coûts

L’un des bénéfices presque immédiats du category management correspond à la visibilité. Vous disposez d’une vision claire des achats, répartis dans des catégories logiques. 

Grâce au category management, vous identifiez plus rapidement et comprenez quels sont les postes de dépenses, les types de produits et les fournisseurs. Vous analysez plus vite quelles actions vous devez mettre en place, que ce soit pour économiser ou améliorer la qualité et l’impact des fournisseurs. 

Cela favorise un meilleur alignement de votre organisation et une maîtrise des coûts. Ces avantages entraînent donc une croissance de l’activité, grâce à une meilleure sélection de produits pour les clients finaux. L’approvisionnement devient ainsi un moteur de valeur pour votre organisation.
 

Category management vs approvisionnement stratégique

Le category management et l’approvisionnement stratégique peuvent être deux aspects distincts dans la gestion des achats, tout en étant étroitement liés. 
 

Quelle est la différence ?

Le category management correspond à la méthode pour réunir les produits et services aux critères communs par catégorie. Quant à l’approvisionnement stratégique, il est votre politique globale d’achat. Il s'agit d'un plan d'action à long terme qui optimise les achats en analysant les dépenses, en étudiant le marché et en sélectionnant les fournisseurs.

Concrètement, l'approvisionnement stratégique établit les lignes directrices qui orientent vos décisions d'achat. Ces directives visent à réduire les coûts, améliorer la productivité et donc rationaliser la chaîne d'approvisionnement.
 

Comment l'approvisionnement stratégique définit l'orientation et le category management la met en œuvre ?

L'approvisionnement stratégique indique la direction, le category management l'exécute sur le terrain. De nombreux éléments doivent être pris en compte dans l'approvisionnement stratégique, en plus de la quantité et du prix du produit. 

La conformité correspond à l’un des enjeux prioritaires, tel que le respect des engagements RSE et des critères ESG. De nombreuses réglementations encadrent les achats. En cas de non-conformité, vous exposez votre organisation à des pénalités, voire des amendes. 

De plus, la vision stratégique s'appuie sur une analyse approfondie des dépenses pour anticiper les besoins et limiter les achats imprévus, qu'ils soient directs ou indirects. 
 

Pourquoi les intégrer dans la gestion des dépenses ? 

Pour optimiser la gestion des dépenses, ces deux approches s’avèrent complémentaires et indissociables. L'approvisionnement stratégique fournit la vision d'ensemble. Il analyse les dépenses, identifie les leviers d'optimisation et définit la stratégie globale. Grâce à cette vision, vous détectez les opportunités d'économies, anticipez et réduisez les risques sur la chaîne d’approvisionnement.

Le category management assure ensuite l'exécution opérationnelle. Vous mettez en œuvre le plan d'action catégorie par catégorie, en vous adaptant aux spécificités de chacune. Ensemble, ils deviennent un levier de performance pour votre organisation. 
 

Élaborer une stratégie moderne du category management 

Plus que segmenter vos achats, le category management constitue un vrai allié pour implanter une stratégie adaptée à vos besoins. 
 

Réaliser une analyse des dépenses par catégorie

La base de toute stratégie de category management repose sur l’analyse des dépenses par catégorie. Un outil dédié vous permet d’accéder à toutes les données centralisées et vous livre des rapports précis et exploitables.

En commençant par cette étape, vous voyez immédiatement les montants dépensés par catégorie, identifiez à quelles périodes ces dépenses sont les plus importantes, et comprenez où se concentrent les principaux coûts.

Cette analyse fournit également une base concrète pour comparer les fournisseurs, détecter les doublons ou les achats imprévus, et préparer des décisions stratégiques pour optimiser les coûts et renforcer l’efficacité des achats.
 

Définir des indicateurs de performance et des KPI pour les fournisseurs

Pour approfondir cette analyse, définissez des indicateurs de performance ou KPI pour les fournisseurs. Dans les organisations de grande taille, où les services et les achats sont souvent dispersés, la quantité d’informations générées s’avère massive. 

Alors les KPI trient, hiérarchisent et interprètent les données des fournisseurs pour mesurer leur qualité, leur fiabilité et leur efficacité. Évolution des coûts, délai moyen, respect des délais, taux de conformité produits, taux d’incidents, tout est passé au peigne fin pour obtenir une vision par catégorie.

Prendre le temps d’analyser ces informations détaillées s’avère essentiel pour comprendre leur performance et ajuster votre stratégie d’achats, renforçant ainsi la gestion des relations fournisseurs.
 

Utiliser les données pour éclairer les décisions d'approvisionnement

Le category management transforme les données collectées en un outil stratégique pour guider vos décisions d’approvisionnement. En centralisant et en structurant les informations, vous obtenez une vision claire des volumes, des dépenses et des performances fournisseurs. Vous pouvez prioriser les actions et anticiper les besoins de votre organisation.

Des organisations optimisent même en temps réel les dépenses, comme le groupe Schneider Electric. Ce dernier a intégré une solution compatible avec ses outils de gestion d’achats pour rationaliser ses fournisseurs et désormais gérer ses coûts avec un suivi instantané. 
 

Aligner les objectifs des catégories sur les résultats commerciaux

En rationalisant et en consolidant les données grâce au category management, les responsables d’achats définissent des objectifs clairs pour chaque catégorie, contribuant directement aux résultats commerciaux. 

En effet, les directeurs des achats participent plus fréquemment aux décisions stratégiques interfonctionnelles aux côtés des directeurs financiers. Cette approche permet de relier les décisions d’achat à la performance de l’organisation et d’accroître la rentabilité globale.

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