Achats indirects : le guide pratique pour optimiser vos processus

Les achats indirects couvrent les biens et services dont une organisation a besoin pour fonctionner, qu’elle ne revend pas ou ne fabrique pas directement. On peut citer les fournitures informatiques, le matériel de bureau et les services. Bien que souvent fragmentés et décentralisés, les achats indirects ont des enjeux majeurs en termes de contrôle, d’économies et de conformité. Découvrez ce que sont les achats indirects, les défis quotidiens et comment les organisations peuvent les gérer plus efficacement.
 

Qu’est-ce que les achats indirects ?

Parfois moins visibles que les achats directs, les achats indirects jouent pourtant un rôle clé au sein de votre organisation.
 

Achats indirects vs achats directs

Les organisations ont recours à deux types d’achats : indirects et directs. Les achats directs concernent les biens et services essentiels au processus de production du produit final, comme les matières premières et les emballages. 

Quant aux achats indirects, ils regroupent les biens liés à votre fonctionnement quotidien, comme les fournitures de bureau, le matériel et les logiciels informatiques, ainsi que les services. Les achats indirects soutiennent l’organisation, sans pour autant être directement liés au produit fini. 
 

Catégories typiques de dépenses indirectes

Ces dépenses indirectes se déclinent en plusieurs catégories. Voici plusieurs exemples types : 

• Matériel informatique : logiciels, appareils et maintenance

• Prestations de services : nettoyage des bureaux, intérim, formations, audits

• Équipements de bureau : mobilier, papeterie, électroménagers 

• Maintenance : équipement de protection, matériel de sécurité

• Fournitures scolaires pour les écoles et universités

• Fournitures médicales professionnelles pour hôpitaux, cliniques et EHPAD 

Ce vaste éventail de catégories varie et évolue selon le secteur d’activité, l’organisation elle-même et les périodes d’activité.
 

Pourquoi les dépenses indirectes sont-elles plus difficiles à contrôler ?

L’hétérogénéité des catégories illustre la pluralité des achats indirects et, par conséquent, la complexité à en assurer un suivi global. En n’étant pas centralisée, votre gestion des achats se heurte à des processus fragmentés. Lorsque des acheteurs se répartissent sur différents sites et services, vous êtes confronté à un manque de visibilité, à un accès à l’information incomplet, voire incohérent. Cela concerne particulièrement les organisations de grande taille ou géographiquement dispersées.

Les achats indirects correspondent à environ 20 % des dépenses de l’approvisionnement avec 80 % des fournisseurs. Là encore, la multiplicité des fournisseurs entraîne un manque de visibilité et rend les dépenses difficiles à contrôler. Contrairement aux achats directs, généralement prévisibles sur plusieurs mois, voire plusieurs années, les achats indirects sont plus variables et délicats à anticiper. 

Vos besoins évoluent constamment et les dépenses indirectes aussi. Une adaptation continue de la gestion des achats indirects est nécessaire. Certaines dépenses sont imprévisibles et compliquées à contrôler, disparaissent d’une année sur l’autre, tandis que de nouvelles apparaissent.
 

Pourquoi les achats indirects sont-ils importants ?

Les achats indirects sont essentiels, car ils affectent directement la performance globale, la continuité des opérations, la qualité du travail des équipes, la conformité et l’efficacité opérationnelle. 
 

Visibilité des dépenses et prévention des pertes 

Les achats indirects impactent directement les finances de votre organisation. Les préparer, les connaître et les anticiper vous donne une vision claire des dépenses et du budget de votre organisation. 

Cette gestion structurée permet d’avoir une vision globale des dépenses, d’anticiper les besoins et de prévenir des pertes. Par exemple, un acheteur acquiert dans l’urgence un produit avec son compte personnel et demande un remboursement à l’organisation. Or, cet achat ne fait pas partie de votre contrat avec le fournisseur, il représente une perte.

Les dépenses non maîtrisées correspondent également à des achats ne respectant pas les politiques internes. En réussissant à gérer les aspects imprévisibles des achats indirects, vous évitez les pertes. 
 

Conformité et application des politiques

L’enjeu des achats indirects va au-delà d’être un simple poste de dépense. Les achats indirects doivent être conformes, notamment en respectant les politiques d’achat de votre organisation. Un approvisionnement efficace, comme les achats responsables, influence directement l’image de marque de votre organisation. L’impact de l’approvisionnement durable est une question posée par des clients dans certains secteurs.

Néanmoins, respecter la conformité s’avère complexe face aux réglementations en vigueur. Ces dernières peuvent changer d’un jour à l’autre et varier selon les secteurs d’activité. Cela implique un suivi minutieux ainsi qu’une signalétique claire pour choisir correctement et gagner du temps. 

Vous devez avoir une vision globale des achats indirects. La mise en œuvre de pratiques d’achats responsables, tout en visant une efficacité opérationnelle globale, reste l’un des défis des achats indirects. 
 

Efficacité opérationnelle

Les achats indirects sont intrinsèquement liés à l’efficacité opérationnelle. La productivité, tout comme la rentabilité, constitue généralement une priorité clé pour les organisations. Ainsi, se doter des produits et des services nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation au bon moment garantit la performance. Par exemple, avoir les équipements informatiques en état de marche et des bureaux impeccables pour accueillir des équipes, sont indispensables pour travailler de façon optimale. 

De plus, la coordination permet de gagner du temps afin que chacun ait accès aux produits et services nécessaires. Dans le cas contraire, une mauvaise gestion des achats indirects ralentit les équipes et peut même générer des coûts supplémentaires. Un processus fluide des achats indirects est indispensable pour l’efficacité opérationnelle. 
 

Défis courants liés aux achats indirects

Diriger les achats indirects implique de faire face à des problématiques fréquentes et concrètes.
 

Achats décentralisés

Au quotidien, des organisations se retrouvent confrontées à des difficultés de gestion, voire de création de politiques d’achat. Cette situation est courante si vous devez traiter un volume important d’achats dispersés, issu de l’ensemble des membres du personnel. Examiner et réunir manuellement les achats est alors une tâche fastidieuse pouvant entraîner des erreurs. 

En effet, les achats décentralisés génèrent donc un manque de visibilité, à l’origine de données incohérentes et difficilement exploitables. Dans ce contexte, l’organisation s’expose à des risques de non-respect des politiques d’achats internes, des réglementations en vigueur, ainsi que des engagements RSE et des critères ESG. À l’inverse, la centralisation des achats permet d’effectuer un suivi rigoureux et de réduire significativement les risques pour l’organisation.
 

Dépenses non conformes

Les achats indirects ont des conséquences directes sur le budget et la trésorerie de l’organisation. Pour de nombreuses organisations, leurs dépenses sont planifiées des mois, voire des années à l’avance. Néanmoins, l’imprévisibilité des achats indirects et les risques de dépenses non conformes affectent les finances, entraînant une augmentation des coûts. 

Le respect des politiques de dépenses reste l’un des grands défis pour toutes les organisations. Au quotidien, les achats dispersés entre différents services, l’absence de centralisation et le manque de processus automatisés compliquent le suivi des dépenses. 

Les équipes peuvent ainsi effectuer des achats hors politique interne ou auprès de fournisseurs non approuvés, généralement par nécessité ou urgence, impliquant un risque pour votre organisation. Cette problématique souligne l’importance de mettre en place des solutions afin de contrôler, standardiser et anticiper les achats indirects.
 

Rapports limités

Chaque service achète séparément des fournitures, du mobilier ou investit dans des formations, ces informations ne sont pas centralisées. Vous n’avez pas la garantie que chaque acheteur vous transmette l’information. De plus, sans outil partagé, certaines données se perdent en cours de route, faussent vos rapports et restreignent la fiabilité des analyses. 

Les rapports limités représentent un véritable problème au quotidien, car le manque de visibilité et la dispersion des achats compliquent le suivi. Des rapports actualisés et complets vous assurent une meilleure maîtrise des achats indirects. 

(encadré) Les achats indirects échappent souvent aux contrôles traditionnels. Une solution telle qu’Amazon Business intègre des fonctionnalités pour centraliser vos achats quotidiens au même endroit et améliorer votre visibilité. Le parcours d’achat est simple et sécurisé, vous pouvez ajouter des utilisateurs et définir les rôles adaptés. 
 

Meilleures pratiques en matière d’approvisionnement indirect

Plusieurs pratiques, testées et approuvées, optimisent vos achats indirects. 
 

Centralisation des canaux d’achat

Réduire les canaux d’achat, voire n’en disposer que d’un seul, reste la meilleure solution pour gagner du temps et suivre attentivement les dépenses indirectes. Avoir un outil en ligne unique procure un accès rapide à des millions de produits et de catégories, tout en rationalisant le choix des fournisseurs. Ce gain de temps et d’argent évite les déplacements, la recherche de fournisseurs et de ressources.

Pour s’adapter justement à votre organisation, un outil comme Amazon Business s’intègre aux principaux systèmes de gestion des achats et de comptabilité. Les intégrations assurent une meilleure connectivité des données, afin de les centraliser, plutôt que de gérer plusieurs flux dispersés. 

À l’instar d’un groupe composé de plusieurs filiales, l’organisation a optimisé ses achats indirects pour réduire les dépenses incontrôlées. Une gestion complète des achats indirects a été le point névralgique, offrant à l’entreprise un contrôle sur des domaines auparavant non maîtrisés.

Opter pour la centralisation et l’intégration vous fait gagner du temps. Objectif ? Rendre le processus d’approvisionnement plus agile et stratégique.
 

Standardisation des workflows d’approbation

Simplifier les processus reste la clé. Dans cette optique d’agilité, la standardisation des workflows d’approbation est une manière de fluidifier les achats indirects en proposant une structure commune aux équipes. 

Par exemple, des établissements scolaires et des universités témoignent de commandes réalisées au cas par cas, auprès de nombreux fournisseurs, provoquant une lourdeur administrative. Que ce soit des fournitures, du mobilier ou du matériel informatique, ces achats indirects sont confiés à des départements divers. Pourtant, la mise en place de workflows standardisés, avec un processus uniforme pour une demande d’achat, facilite votre suivi et l’accès à des dépenses conformes et transparentes.
 

Utilisation d’outils d’analyse pour surveiller les dépenses

La visibilité des dépenses est une condition sine qua non pour optimiser la gestion des achats et garantir la fiabilité des dépenses. Grâce aux outils d’analyse, vous pouvez suivre en temps réel les dépenses prévues, comparer les historiques de commandes et consolider des données pour repérer les doublons. Vous réduisez ainsi le taux d’erreurs. 

Des tableaux de bord intégrés, comme Amazon Business Analytics dans Amazon Business, permettent : 

• de contrôler les dépenses ; 

• d’analyser les tendances ; 

• d’établir des rapports personnalisés ; 

• de synchroniser vers son système de facturation ; 

• de rationaliser les fournisseurs ; 

• de diminuer les dépenses indésirables. 
   

Simplifiez votre gestion des achats indirects 

La complexité opérationnelle est un défi quotidien dans la gestion des achats indirects. Amazon Business aide les organisations à mieux contrôler et rendre plus transparents leurs achats indirects. Notre gamme de fonctionnalités, pensée pour les professionnels des achats, couvre la fluidité des processus, la conformité, les achats responsables et l’analyse des dépenses. Cela offre ainsi un levier concret pour conduire vos achats indirects de manière plus stratégique et efficace. Commencez ici.