Gestion des achats : le guide complet pour optimiser vos processus

La gestion des achats désigne la manière dont les organisations planifient, contrôlent et optimisent leurs activités d'achat de biens et de services. Elle rassemble les processus, les personnes, les politiques et les données afin de garantir que les dépenses soient contrôlées, conformes et alignées sur vos objectifs commerciaux. Découvrez les caractéristiques de la gestion des achats et comment renforcer votre processus d’approvisionnement. 
 

Qu'est-ce que la gestion des achats ?

Toutes les organisations, quelle que soit leur taille ou leur secteur, ont intérêt à mettre en place une gestion des achats efficace.
 

Gestion des achats vs. achats

Les achats concernent les biens et les services dont une organisation a besoin. Parmi eux figurent les achats directs, tels que les matières premières et les emballages, et les achats indirects, comme les fournitures de bureau ou les logiciels informatiques, liés à votre fonctionnement quotidien.

De son côté, la gestion des achats concerne les processus pour se procurer l’ensemble de ces biens et de ces services. Face à des besoins en constante évolution, la gestion des achats doit s’adapter en permanence à votre organisation, en anticipant et en évaluant les exigences opérationnelles. 
 

Responsabilités principales et champ d'application

La gestion des achats suit un cycle étape par étape : planification des besoins, identification des produits et des commandes. Ce processus d’approvisionnement implique de nombreuses responsabilités, notamment : 
 

• la gestion des stocks ; 

• les relations avec les fournisseurs ; 

• le suivi des livraisons ; 

• le contrôle des coûts ;

• la maîtrise du budget. 

Au-delà de l’action d’acheter, la gestion des achats représente une clé de voûte pour la conformité de la qualité, la tenue des délais, la coordination entre tous les acteurs concernés et le respect des politiques internes.

Par ailleurs, dans le cadre d’achats publics, vous devez respecter une réglementation précise. Le responsable des achats détient donc un rôle stratégique au sein de votre organisation. 
 

Liens avec les finances et les opérations

Qui dit stratégie dit opérationnel et finances. La gestion des achats garde un œil avisé sur la maîtrise des coûts. L’aspect financier reste « le nerf de la guerre ». Et pour cause, une gestion des achats efficace permet : 
 

• de réduire les coûts ; 

• de réévaluer les objectifs de marge ; 

• de trouver les meilleures alternatives ; 

• de sécuriser l’approvisionnement. 
   

Globalement, la gestion des achats contribue à la rentabilité de l’organisation. En effet, un coût trop élevé d’un produit ou d’un service, non anticipé, affecte directement le budget. 

Sur le plan opérationnel, un retard d’approvisionnement compromet la fluidité des opérations et engendre des dépenses imprévues.
 

Pourquoi la gestion des achats est-elle importante ?

Longtemps perçue comme une fonction de support, la gestion des achats est aujourd’hui considérée comme un véritable levier de performance, au regard de l’étendue de ses responsabilités.
 

Objectifs commerciaux et marque

Liée aux finances et à l’opérationnel, la gestion des achats soutient les objectifs commerciaux d’une organisation, à travers, par exemple, l’obtention d’une meilleure marge ou la réduction des coûts d'acquisition.
 

Toutefois, réaliser des économies à tout prix ne s’adapte pas à toutes les activités. Un approvisionnement efficace influence directement l’image de marque de l’organisation. Les achats responsables répondent aux attentes des clients. 

Il s’agit de sélectionner des biens et des services auprès de fournisseurs locaux ou certifiés écologiques pour répondre à votre politique RSE, par exemple. 
 

Contrôle des coûts et efficacité

La maîtrise des coûts correspond à un autre facteur majeur. Elle repose notamment sur le suivi budgétaire, l’analyse des dépenses et l’anticipation des surcoûts.
 

Outre l’optimisation des dépenses, l’efficacité de la gestion des achats se mesure à votre capacité à répondre aux demandes internes, à optimiser la qualité des produits et services et à assurer la tenue des délais de livraison. Ces éléments contribuent directement à la satisfaction client et à l’atteinte des objectifs commerciaux. La gestion des achats apparaît ainsi comme le lien entre performance économique et efficacité opérationnelle.
 

Conformité et préparation aux audits

L’ensemble des actions menées par l’équipe achats s’inscrit dans une démarche de conformité. Il s’agit de respecter les procédures internes et les politiques d'achat de votre organisation pour chaque acquisition, comme les critères RSE. Plus précisément, cela se traduit par la vérification de la conformité des biens et services et le respect des réglementations en vigueur. Ces dernières évoluent constamment et varient selon le secteur d’activité, impliquant un suivi minutieux sur le sujet.

Cette exigence est renforcée par les audits achats, qui évaluent les processus en place afin d’optimiser le respect de la conformité et l’efficacité des pratiques. Les audits permettent également d’identifier les risques, assurant ainsi un contrôle rigoureux et continu de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. En effet, une non-conformité expose votre organisation à des amendes, des pénalités et à une mauvaise réputation.
 

Gestion des risques

Chaque étape de l’approvisionnement comprend des risques réels pour les acheteurs. Entre les erreurs humaines, les répercussions sur les fournisseurs, la fiabilité de ces derniers ou les aléas du marché, vous pouvez être confronté à de véritables défis. 

Les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, souvent considérées comme un risque prioritaire, peuvent avoir des répercussions directes sur les finances de votre organisation. La gestion des risques fait partie intégrante de la gestion des achats. Des risques technologiques s’ajoutent aussi, comme la cybersécurité. Au-delà du suivi, la gestion des risques implique une coordination étroite entre les différentes parties prenantes.

Dans ce contexte, le développement d’une stratégie de gestion des risques efficace est important pour prévenir et limiter les impacts opérationnels et financiers.
 

Principales activités de gestion des achats

La gestion des achats regroupe un ensemble de fonctions essentielles qui structurent et pilotent l’ensemble du processus d’approvisionnement. 
 

Politique et gouvernance

La gestion des achats est encadrée par des politiques internes et des réglementations, à connaître et à respecter. Elles définissent les règles de contrôle et de conformité, ainsi que les responsabilités associées à chaque achat.

Dans toute organisation, l’existence d’une politique d’achats claire favorise une gestion cohérente, transparente et maîtrisée des risques.

À titre d’exemple, en France, un décret du 3 mars 2016 définit la gouvernance des achats de l’État. Il clarifie les responsabilités des différents acteurs de la chaîne des achats.
 

Supervision des fournisseurs et des contrats

Superviser vos fournisseurs occupe une place centrale. Cette fonction consiste à les qualifier, à évaluer leur fiabilité et à s’assurer de leur capacité à répondre aux exigences de votre organisation, tant sur le plan opérationnel que sur le plan réglementaire. Par ailleurs, l’analyse des contrats aide à se conformer aux conditions préétablies et aux engagements.

Concrètement, la collecte, l’analyse et le suivi des données sécurisent aussi les opérations logistiques et limitent les imprévus. La gestion des achats réalise un suivi complet du processus jusqu’à la livraison.
 

Visibilité et reporting des dépenses

Autre élément majeur dans les fonctions essentielles : la visibilité. Grâce à une vision claire, vous gagnez du temps et prenez des décisions éclairées pour votre gestion des achats. À l’inverse, le manque de visibilité sur les dépenses, notamment sur les achats indirects, met en péril la fluidité du processus.

Le reporting des dépenses complète cette démarche en transformant les données collectées en indicateurs exploitables. Des outils connectés garantissent une meilleure visibilité des dépenses, réduisant les coûts et améliorant la productivité. La visibilité a un impact direct sur les résultats financiers et la stratégie globale de l’organisation. 
 

Défis de la gestion des achats

La gestion des achats est confrontée à plusieurs enjeux liés à la complexité des processus internes et au nombre élevé de parties prenantes. Les voici. 
 

Processus fragmentés

Les processus fragmentés représentent une problématique réelle dans la gestion des achats. Lorsque les échanges reposent sur des outils dispersés, tels que des fichiers Excel non centralisés, les informations peuvent être incomplètes, obsolètes ou incohérentes. Cela entraîne un manque de traçabilité, des pertes de temps et une optimisation limitée. 
 

Par ailleurs, certaines actions sont réalisées de manière isolée dans l’organisation, au détriment d'une vision d'ensemble du processus d’achat. Cette approche fragmentée alourdit la coordination entre les acteurs et ralentit l’activité, en particulier dans les organisations de grande taille. 
 

Visibilité limitée

Dans une organisation, les achats génèrent un volume important de données. Sans une visibilité claire sur qui achète quoi, pour quels besoins et à quel coût, optimiser la gestion des achats se complique.

Cette absence de vision globale empêche d’identifier les inefficacités, de détecter comment économiser, de planifier les achats directs ou d’estimer les achats indirects. 

La visibilité limitée se traduit également par la réception de données difficilement exploitables ou trop complexes. Or, l’accès à des informations fiables s’avère indispensable à la prise de décision.
 

Contrôles manuels

Dans la gestion des achats, vous pouvez aussi vous heurter à une autre complication : les contrôles manuels. Tout faire manuellement est un processus chronophage où chaque phase prend du temps et de l’énergie. De plus, un contrôle manuel accroît le risque d’erreur. 

La centralisation des activités d'achat améliore la supervision de vos opérations. Vous avez accès à des données fiables, réunies au même endroit, facilitant le contrôle des dépenses et la maîtrise des coûts. Grâce à des outils dédiés à l’optimisation des achats professionnels comme Amazon Business, la gestion des achats devient un processus fluide et sans perte de temps. À travers les tableaux de bord Amazon Business Analytics, vous contrôlez les produits les plus fréquemment achetés et les activités d’achats par catégorie. De plus, vous identifiez facilement les problèmes de conformité.
 

Améliorer la gestion des achats

Face à ces problématiques réelles, vous pouvez tirer votre épingle du jeu en adoptant une approche structurée et centrale, grâce à l’intégration de solutions adéquates.
 

Standardisation

La standardisation à différents niveaux unifie le processus d’achat. En effet, standardiser les demandes d’achats garantit des demandes complètes, intégrant l’ensemble des données nécessaires. L’uniformisation des pratiques contribue également à réduire le nombre d’intermédiaires et à renforcer la cohérence globale.

De son côté, la standardisation des produits, tels que les fournitures de bureau ou les appareils électroménagers, réduit les coûts et simplifie les processus. 

En centralisant les données, vous gagnez du temps, améliorez la fiabilité des données et repensez l’achat comme un processus commun cohérent, plutôt qu’une succession d’actions isolées. 
 

Automatisation et analyse

L’automatisation s’avère efficace pour gagner du temps et simplifier les processus, à condition de la mettre correctement en place. Vous pouvez automatiser les tâches répétitives, telles que la saisie de données, la génération de bons de commande, le traitement des factures ou les achats récurrents.
 

En libérant les équipes de cette charge de travail, l’automatisation offre la possibilité de consacrer davantage de temps à l’analyse des données. Vous pourrez alors suivre la performance des achats, détecter les inefficacités et prendre des décisions éclairées.

La transformation digitale des achats, à travers l’intégration d’outils de gestion d’achat, est un puissant levier d’automatisation. Ainsi, l’expérience d’achat devient plus intuitive dans tous les systèmes. Une solution comme Amazon Business rationalise le processus en connectant vos logiciels existants. 

Plus que l’opérationnel, l’automatisation accroît la relation de confiance avec vos fournisseurs, grâce à la diminution du risque d’erreurs humaines et de blocages opérationnels.
 

Alignement interfonctionnel

Pour améliorer la gestion des achats, misez sur l’alignement interfonctionnel. En assurant une meilleure coordination entre les différents services et équipes de votre organisation, vous cernez mieux les besoins de chacun. 
 

La collaboration interfonctionnelle s’illustre notamment en travaillant étroitement avec le service informatique. Vous avez une meilleure connaissance des nécessités pour anticiper, ainsi que des spécificités techniques des produits pour réduire le risque d’erreurs. 

Cette logique s’applique également aux opérations : en les suivant, les achats contribuent à une meilleure optimisation de la chaîne d’approvisionnement, sécurisant ainsi les commandes et le respect des délais. En parallèle, la coopération avec le service finance offre une vision claire des budgets et permet d’aligner les prévisions de dépenses.

Concrètement, la collaboration interfonctionnelle se met en œuvre au quotidien à travers : 

• des réunions régulières avec les parties prenantes ; 

• la définition d’indicateurs clés de performance (KPI) partagés ; 

• une planification conjointe.

Cette approche fluidifie la communication et la transparence, entraînant ainsi une meilleure maîtrise des coûts.

À l’inverse, lorsque les équipes ne collaborent pas, elles n’avancent pas vers des objectifs communs, pouvant générer des incohérences dans les achats, des dépassements budgétaires et un risque de non-conformité.
 

Optimisez et simplifiez vos achats

La gestion des achats contribue directement à la performance globale de votre organisation. Vous avez toutes les cartes en main pour adopter des pratiques, telles que l’automatisation, pour gagner en efficacité. Amazon Business vous aide sur cette voie grâce à ses fonctionnalités avancées telles que l’analyse des dépenses, la gestion de la conformité et l’intégration logicielle. Contactez l’équipe commerciale pour en savoir plus. 

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