Comment créer une stratégie solide de gestion des risques liés à l’approvisionnement

Il existe des risques pour les acheteurs à chaque étape du processus d’approvisionnement, notamment les erreurs humaines, les répercussions sur les fournisseurs et les changements soudains du marché. Par conséquent, les équipes de l’approvisionnement font face à des revers opérationnels qui limitent leur capacité de production et de génération de revenus. Développer une stratégie de gestion des risques liés à l’approvisionnement pour gérer ces problèmes est essentiel. 

Un processus de gestion des risques efficace permet de tout contrôler, depuis les opérations internes, comme s'assurer que les employés achètent auprès des fournisseurs sous contrat, jusqu'aux influences externes, telles que les perturbations de la chaîne d'approvisionnement d'un fournisseur principal. Il s’agit d’un plan de secours qui réduit les risques tout en préservant la conformité tout au long du processus d’approvisionnement. En profitant de bons conseils et astuces, vous pouvez créer une stratégie de gestion des risques liés à l’approvisionnement qui protège votre entreprise de perturbations coûteuses.

Types de risques liés à l’approvisionnement

Les risques liés à l’approvisionnement les plus fréquents peuvent être répartis en quatre catégories principales. Lors de l’analyse des risques de vos opérations, assurez-vous d’avoir une vue globale, en étant conscient que les menaces peuvent venir de l’intérieur et de l’extérieur de votre entreprise.

Risques liés aux fournisseurs

Les fournisseurs peuvent remplir leur partie du contrat pour que votre production en interne continue à opérer de manière fluide. S’ils font face à des perturbations de la chaîne d’approvisionnement et ne peuvent honorer une livraison, le souci qu’ils rencontrent peut avoir un impact sur vos opérations. C’est la raison pour laquelle la gestion des fournisseurs est aussi importante. 

Les entreprises avec une mauvaise gestion des fournisseurs ne bénéficient pas des informations nécessaires permettant d’identifier les risques potentiels ou les écarts de performances. Si vous ne pouvez pas analyser les performances de livraison d’un fournisseur, il est compliqué de déterminer sa fiabilité en tant que partenaire de la chaîne d’approvisionnement. 

Une façon de minimiser le risque fournisseur consiste à s'assurer les services de fournisseurs secondaires capables de répondre à vos besoins si le fournisseur principal ne peut le faire. La diversification des vendeurs est devenue une pratique standard chez les entreprises visant à renforcer la résilience des fournisseurs, en particulier pour les industries destinées au public comme les organisations à but non lucratif. Cependant, sans visibilité sur les fournisseurs les plus vulnérables, il est difficile d’identifier quand des fournisseurs secondaires sont requis en renfort. 

Cela peut être facilité avec une évaluation continue des fournisseurs. Un fournisseur qui répondait à vos besoins autrefois peut ne plus être approprié au fil du temps. Maintenir une transparence de bout en bout de votre processus d’approvisionnement permet de révéler les fournisseurs les plus efficaces selon vos besoins, à tout moment. 

Risques liés au marché

Les événements externes comme les conflits internationaux, les désastres naturels et les pandémies présentent des risques globaux pour la chaîne d’approvisionnement. Même les évolutions soudaines de la demande des clients peuvent avoir un effet négatif sur la sante financière de secteurs comme la fabrication ou le voyage. 

Ces risques liés au marché perturbent les processus internes en limitant l’accès à des biens et services requis pour gérer votre entreprise. En raison de pénurie d’approvisionnement, vous pouvez faire face à des pénuries de matériaux, des retards de livraison de produits importants et une augmentation des coûts. Étant donné que ces facteurs de risques échappent au contrôle de l’entreprise et du vendeur, la prévision régulière et la diminution des risques sont essentiels pour réduire les échecs coûteux.

Risques liés à la conformité

La non-conformité va de la fraude aux contrats de fournisseurs mal gérés, ce qui peut entraîner des défis significatifs pour les entreprises. Dans les industries hautement réglementées, comme les secteurs de la santé et l’administration publique, les organisations doivent aussi prendre en compte des niveaux additionnels de réglementations liées à la conformité. Le respect à la fois des réglementations externes et des politiques internes est crucial pour le maintien de l’intégrité opérationnelle. 

Cependant, respecter la conformité n’est pas toujours un processus simple. Les règles et réglementations peuvent changer d’un moment à l’autre, et être difficiles à suivre. Ne pas adhérer aux normes de conformité spécifiques à votre industrie vous expose à des risques d’amendes et de pénalités, mais peut aussi nuire à votre réputation, ce qui complique la sécurisation de vendeurs fiables et de haute qualité. 

Risques opérationnels

Les systèmes, politiques ou processus qui interrompent ou retardent les opérations commerciales peuvent générer un risque pour le plan d’approvisionnement d’une entreprise. En général, les coupables incluent une technologie désordonnée, créant des goulots d’étranglement, des processus manuels sujets aux erreurs générant des insuffisances opérationnelles et des exigences fastidieuses qui font traîner les approbations de demande. 

Alors que la technologie occupe un rôle plus important dans l’approvisionnement, la cybersécurité doit rester une priorité. Étant donné que les entreprises stockent des données clients et des données financières sensibles dans leurs systèmes logiciels, elles doivent donner aux équipes de l’approvisionnement des solutions dotées de mesures fiables de protections des données. 

La transparence joue aussi un rôle clé dans la réduction du risque opérationnel. Les employés manquant de visibilité sur les vendeurs approuvés par l’entreprise et les politiques d’achat sont plus susceptibles de faire des erreurs au moment de passer des commandes. Une transparence insuffisante peut entraîner des dépenses indésirables, comme des achats ne respectant pas les politiques d’achat et les fournisseurs approuvés, ce qui génère des coûts à la hausse et des problèmes de conformités inattendus. 

Étapes pour développer une stratégie complète de gestion des risques liés à l’approvisionnement

Suivez ces quatre étapes pour créer une stratégie fondamentale de gestion des risques liés à l’approvisionnement.

Étape 1 : Identification des risques

Commencez par exécuter une analyse des risques de vos opérations actuelles. Visez à regrouper tous les facteurs de risque, y compris ceux pouvant déjà présenter un filet de sécurité opérationnel, afin d’obtenir une vue complète des risques globaux pour votre entreprise. 

Pour vous aider à découvrir ces risques, collectez des données d’achats sur l’ensemble de l’entreprise. Organisez des discussions avec des parties prenantes pour comprendre leurs éléments problématiques clés et rechercher dans le marché actuel les potentielles menaces externes. De plus en plus d’entreprises ont également commencé à tirer parti de l’IA pour identifier les risques liés à la chaîne d’approvisionnement. 

Terminez l’étape 1 en créant une liste complète des risques potentiels. 

Étape 2 : Évaluation des risques et priorisation

À présent, évaluez la magnitude des risques pour chaque article de votre liste, en déterminant la probabilité qu’ils se réalisent en fonction de vos opérations en cours et de l’état du marché actuel. N’oubliez pas de prendre en compte la fiabilité financière, en prenant note du coût potentiel de chaque risque pour l’entreprise.

La deuxième partie de cette étape est de privilégier les risques identifiés basés sur leur évaluation, afin que vous puissiez gérer ceux qui présentent la plus grande menace financière et opérationnelle en premier. Cela peut aussi être utile pour identifier quels risques vous pouvez atténuer avec des corrections rapides, comme la centralisation de l’approvisionnement avec un logiciel, et lesquels nécessitent un entretien à plus long terme, comme le développement de relations solides avec des fournisseurs. 

Étape 3 : Application des stratégies de réduction des risques

Une fois que vous comprenez quels risques sont non seulement possibles mais aussi très probables, utilisez les approches suivantes qui vous aideront à réduire les risques liés à l’approvisionnement pour votre entreprise. 

Diversification des fournisseurs

Si votre fournisseur principal rencontre une perturbation, vous en ressentirez les effets. Cependant, si vous avez une base de fournisseurs diversifiée, vous pouvez avoir recours aux fournisseurs secondaires comme des sources alternatives pour l’achat de produits. Effectuer une vérification préalable concernant la diversification des fournisseurs réduit l’impact des perturbations potentielles sur les processus.

Gestion des contrats de vendeurs

La gestion des contrats de vendeurs commence par la compréhension de vos options. Réunissez les offres de chaque fournisseur potentiel pour appuyer votre position tandis que vous négociez les contrats les plus favorables. Un accord clair et concis présente les attentes d’exécution des commandes et un plan de gestion des problèmes potentiels. 

Au-delà de l’accord initial, il est également essentiel de contrôler les contrats actifs. Examinez régulièrement les performances des vendeurs pour vous assurer que les fournisseurs respectent le contrat jusqu’au bout et suivez les dates d’expiration du contrat pour avoir le temps de finaliser un nouvel accord sans risquer une interruption coûteuse de vos opérations en cours.

Automatisation du processus d’approvisionnement

La dépendance traditionnelle de l’approvisionnement à des processus papier augmente le risque d’erreurs humaines et de blocages opérationnels. L’automatisation de l’approvisionnement simplifie des aspects comme l’approbation des exigences, la génération de bons de commande et le traitement des factures, ce qui permet de garantir la conformité aux politiques d’achat et aux budgets. 

L’automatisation ne se traduit pas seulement par des opérations plus efficaces, mais augmente aussi la confiance des fournisseurs en votre entreprise, ce qui permet de renforcer les relations pouvant générer des contrats plus favorables.

Cybersécurité et protection des données

Le logiciel d’approvisionnement engendre des préoccupations concernant la sécurité des données et la cybersécurité. Pour protéger les informations confidentielles, choisissez une technologie avec des fonctionnalités de sécurité solides qui respectent les normes de conformité. Il est également judicieux d’établir un partenariat avec les fournisseurs adoptant des précautions similaires pour garantir la protection des données de bout en bout. 

Étape 4 : Contrôle et supervision continus

Votre stratégie de gestion des risques doit évoluer à mesure que l’industrie évolue et que vos besoins changent. Maintenir la conformité tout en répondant à la demande des clients nécessite des évaluations régulières des risques opérationnels et financiers.

Un contrôle continu augmente la prise de conscience des influences qui peuvent s’avérer négatives pour vos opérations, ce qui vous permet de ne pas être pris au dépourvu. Une stratégie de gestion des risques adéquate doit être flexible afin de garantir que votre entreprise est résiliente et répond rapidement aux premiers signes de perturbations.

Comment tirer avantage d’Amazon Business pour la gestion des risques

Amazon Business prend des mesures importantes pour réduire l’incertitude, offrant ainsi aux acheteurs et aux équipes de l’approvisionnement une tranquillité d’esprit au moment de gérer les commandes et leur chaîne d’approvisionnement. 

Vérification et conformité des fournisseurs

Avec Amazon Business, les acheteurs peuvent acheter en toute confiance auprès d’une sélection de fournisseurs de qualité. Chaque vendeur peut rendre publiques toutes les certifications ou classifications commerciales pertinentes pour les acheteurs avant que ceux-ci effectuent un achat. Cela permet aux acheteurs d’être sûrs qu’ils s’approvisionnent auprès du meilleur vendeur pour leurs besoins. En outre, ils peuvent choisir parmi des centaines de milliers de vendeurs, ce qui leur permet de mettre en place des fournisseurs diversifiés sur tout leur réseau.

Analyses avancées, création de rapports et avantages de l’approvisionnement en ligne

La diminution des risques nécessite des données. Des analyses solides lèvent le voile sur des opérations internes, dévoilant les failles et les opportunités de renforcer la résilience organisationnelle. 

Les analyses en temps réel d’Amazon Business regroupent les données d’achats et de performances pour informer votre stratégie d’approvisionnement. La centralisation de l’approvisionnement sur une solution unique renforce l’Amazon Spend Visibility, afin de repérer les secteurs sujets aux dépenses indésirables ou aux violations régulières plus facilement. Les fonctionnalités de rapport offrent une vue d’ensemble compétitive qui améliore le processus de prise de décision et réduit les risques.

Solutions d’approvisionnement et de paiements flexibles

Amazon Business offre aux acheteurs des options de paiements flexibles, dont la facturation, ce qui permet aux utilisateurs de remplir les conditions de facturation sous 30 jours sans accumuler d’intérêts ni de frais. 

Les options de paiements flexibles permettent de libérer du capital de travail, générant un impact positif sur vos résultats et permettant à votre entreprise de rester compétitive. Avec un plus grand contrôle sur vos dépenses et plus de liquidités à disposition, vous profitez d’une plus grande flexibilité pour gérer les défis financiers.

Intégration fluide avec les systèmes d'approvisionnement existants

L’intégration de vos systèmes d'approvisionnement existants à Amazon Business peut apporter des avantages ajustés aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez utiliser Punchout pour faire des achats via votre logiciel de gestion des achats avec un accès aux produits Amazon Business, ou vous pouvez utiliser Punch-in et acheter sur Amazon Business mais payer via le système d'approvisionnement en ligne de votre entreprise. Ces options, ainsi que d’autres options d’achat, simplifient le processus d’approvisionnement, réduisant les inefficacités et améliorant le processus. 

Commencez à améliorer votre stratégie de gestion des risques avec Amazon Business

Une stratégie de gestion des risques d’approvisionnement complète et flexible avec Amazon Business est essentielle pour aider les responsables de l’approvisionnement et les acheteurs à diminuer les risques efficacement. Avec Amazon Business, vous pouvez renforcer votre approche en augmentant la visibilité sur les achats, en diversifiant les fournisseurs et en incorporant des contrôles de conformité automatisés.